Секреты успешных совещаний

Мария Новицкая Руководитель hr проекта «Культура в кадре» Фонда «Будущие лидеры»

источник фото Freepik

Организация личных встреч и проведение рабочих совещаний в офисе имеют значительные преимущества по сравнению с электронной перепиской. Во-первых, встречи позволяют непосредственно лично передать информацию о задачах бизнеса и получить обратную связь от сотрудников. Но как правильно проводить совещания?

Совещания нужно проводить систематически, чтобы сотрудники имели возможность подготовиться к ним и активно участвовать в обсуждении. Желательно заранее составить график совещаний, чтобы каждый мог заранее планировать свое время. Например, можно установить, что каждую среду состоится совещание у руководителя, а каждого 25 числа месяца будет проведено совещание менеджеров отдела продаж. Это особенно важно для компаний с большим количеством сотрудников. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью, но главное, чтобы все участники были информированы о том, когда они ожидаются на оперативке.

Проведение совещаний является необходимым для эффективного решения рабочих вопросов. Личное общение позволяет установить более тесный контакт между участниками и лучше понять друг друга. Руководитель, выражая свои мысли и настроения голосом и жестами, может быть более убедителен, чем при общении по телефону или через текстовые сообщения.

Совещания также позволяют оценить настроение и состояние сотрудников, атмосферу в коллективе. Если они активно участвуют в обсуждении и выражают свое согласие или поддержку, это говорит о хорошей внутренней атмосфере. Опытный руководитель может увидеть и понять, доходят ли его указания до подчиненных.

Организация совещаний способствует повышению рабочей дисциплины. Зная, что каждую неделю они будут отчитываться о выполненных задачах, сотрудники более ответственно относятся к своей работе. Никто не желает получать замечания или выговоры в присутствии коллег, поэтому каждый старается добиться успехов и составить положительный отчет о выполненных поручениях.

Одна из важных целей совещаний - сплочение коллектива. Когда у каждого есть возможность высказаться и поделиться своими идеями, это способствует лучшему взаимодействию и формированию команды. Общение и обмен мнениями на совещаниях помогают сотрудникам лучше понимать друг друга и работать в едином направлении.

Существует два вида совещаний: плановые и внеплановые. Плановые совещания намеренно назначаются заранее и предназначены для обсуждения текущих рабочих вопросов. Они проводятся в соответствии с заранее составленным графиком и могут иметь разную периодичность - от ежедневных собраний до еженедельных или ежемесячных встреч. На плановых совещаниях обсуждаются различные вопросы работы и принимаются соответствующие решения. Внеплановые совещания собираются не по заранее составленному плану, а для оперативного решения конкретной задачи, возникшей в момент и требуют немедленного обсуждения и принятия решений. Оба вида совещаний обладают целями и решают конкретные задачи. Плановые собрания позволяют организованно обсудить текущие вопросы работы и составлять план действий. Внеплановые совещания помогают оперативно реагировать на возникающие проблемы и принимать необходимые меры по их разрешению.

Для того, чтобы оперативное совещание было продуктивным, необходима его подготовка. Вот примерный алгоритм, по которому следует подготавливать совещания:

Составьте его план. Наличие плана совещания поможет избежать суеты и позволит четко структурировать обсуждение задач. Без плана вы можете запутаться и сбить с толку коллектив.
Определите список участников совещания. Состав списка зависит от темы и поставленных задач. Если планируется обсуждение повышения продаж с начальниками отделов, кадровика или диззайнера можно не приглашать.
Определите тайминг совещания. Оптимальная продолжительность совещания составляет от 30 минут до часа. Если время ограничено, может быть сложно обсудить все рабочие вопросы и дать возможность каждому высказаться. Если времени больше часа, сотрудники будут терять интерес и внимание. Если не укладываетесь в час, можно разбить совещание на две части с небольшим перерывом между ними.
Вспомните предыдущие совещания. Рекомендуется начать совещание с обзора задач, поставленных на предыдущих встречах. Позвольте ответственным лицам доложить о прогрессе их выполнения.
Структурируйте обсуждение. Приоритетные и важные задачи следует обсуждать в начале, а менее срочные или неотложные вопросы – в конце.
Предупредите сотрудников о встрече заранее. Лучше сделать это лично или по телефону, чтобы избежать непрочитанных писем.
Подготовьте необходимые документы. Если нужны материалы или презентации, распечатайте их заранее, чтобы не прерывать совещание для их подготовки. Подготовьте копии для всех сотрудников, которым это может понадобиться, желательно иметь по экземпляру на каждого участника совещания.
Попросите сотрудников взять блокноты и ручки. Часто то, что прозвучит на совещании, забывается сразу же. Записи помогают сохранить важную информацию и вспомнить обсужденное.

Если совещание превращается в публичную порку или монолог руководителя, оно перестает быть полезным. Чтобы сделать собрание эффективным, следует построить его таким образом, чтобы охватить как можно больше разных вопросов. Вот несколько шагов, которые могут помочь:

Огласите план: перечислите список вопросов повестки. Во время обсуждения каждого вопроса вы сможете углубиться в подробности.

Проанализируйте прошлое совещание: обсудите задачи, которые были поставлены, их выполнение и возникшие трудности.

Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.

Если необходимо, проведите мозговой штурм по определенному вопросу, чтобы получить разнообразные идеи и мнения.

Попросите сотрудников задавать интересующие их вопросы. Уделяйте им внимание, так как они могут принести ценные идеи и интересные точки зрения.

Завершите совещание. В конце можно обсудить вопросы, не связанные напрямую с работой, такие как поздравления с днями рождения , ближайшее корпоративное мероприятие и другие личные вопросы.

Важно не превращать оперативное совещание в формальность. Держите его простым и избегайте чрезмерной официальности. Не теряйте времени на формальные процедуры, и сразу начинайте обсуждение. Оставьте подробности и протоколирование для более официальных встреч.

Соблюдайте порядок и проявляйте системность и даже строгость во время совещания. Установите небольшой барьер между собой и подчиненными, чтобы подчеркнуть субординацию. Однако необходимо помнить о мере и не перегибать палку. Когда начальник общается с подчиненными на "ты", а на совещаниях переходит на "вы", это может вызвать непонимание.

Во время совещания не забывайте выразить благодарность и признательность тем сотрудникам, которые выполнили свою работу хорошо. Это будет мотивировать их работать еще лучше. Когда сотрудник видит, что его усилия и достижения не остаются незамеченными, это поднимает его самооценку и способствует созданию положительной атмосферы в коллективе. Не забывайте упоминать успехи и достижения сотрудников как во время совещания, так и в индивидуальных беседах. Это поможет подчеркнуть их вклад в работу компании и создаст пример для остальных сотрудников. Однако, не забывайте о справедливости. Когда вы хвалите одного сотрудника, убедитесь, что вы также подчеркиваете успехи их коллег. Иначе, это может вызвать ревность у остальных сотрудников. Также хвалить стоит не только результаты, но и усилия, вклад и труд подчиненных в достижение этих результатов.

Совещание не должно быть монологом руководителя. Важно дать возможность всем сотрудникам высказываться. Это помогает вовлечь их в процесс принятия решений и создает более открытую и продуктивную атмосферу на совещании. Поощряйте сотрудников задавать вопросы и делиться своими мыслями после каждого пункта повестки. Поощряйте их активное участие в обсуждении. Если на совещании есть новые сотрудники, уделяйте им особое внимание и спрашивайте их мнение. Их взгляд на вещи может быть ценным и помочь в формировании новых идей и подходов.

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске формулы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и занятие получается увлекательной и захватывающей. На такие уроки ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на абстарктные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

По ходу совещания, одна из ключевых задач - закрепить результаты. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

В связи с чем для любого совещания необходим протокол. Чтобы не отвлекаться на эту задачу в процессе совещания, назначьте помощника для ведения протокола (к примеру, секретарь или джуниор-менеджер) - пусть занимается ведением протокола. Фиксирует задачи, ответственных, то, что было сказано участниками, в случае, если совещание объемное и задач и информации много. Если это пятиминутка на 3-5 человек можно справиться самостоятельно и без помощника. Просто возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. После совещания оформите протокол. Или откройте ноутбук и вносите информацию в ворд файл или табличку эксель - как удобно.

Копии протоколов раздайте всем сотрудникам – участникам совещания, по возможности лучше это сделать в бумажном виде. Так можно дать им дополнительную возможность не упустить их вида поставленные задачи. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Периодически контролируйте, как выполняются ваши поручения и не возникло с ними трудностей. Бывает так, что выполнение задач буксуют по тем или иным причинам, но сотрудники об этом не сообщают.

Хороших и продуктивных совещаний!