Как трансформировать офис и сохранить эффективность команды?

Оксана Солодянкина Руководитель отдела эффективной организации рабочего пространства компании Space

Справка: Space – проектирование, строительство, комплектация коммерческих объектов «под ключ»

Интервью с Оксаной Солодянкиной, руководителем отдела эффективной организации рабочих пространств, главный архитектор Space.

Почему сформировалась необходимость в трансформации офисов

Началом трансформации рынка офисной недвижимости послужила пандемия 2020 года, когда большинство сотрудников вынуждены были перейти на удаленный формат работы. В дальнейшем компании стали переходить на гибридный формат работы и перестали нуждаться в больших офисах, что стало толчком к изменениям на рынке офисной недвижимости. 

После событий февраля 2022 года рынок офисной недвижимости претерпел сильные изменения, которые на начало года не были прогнозируемы. В результате тысячи квадратных метров готовых офисов освободились на рынке офисной недвижимости после релокации или ухода компаний с российского рынка. Многие компании вынуждены были сокращать численность сотрудников и соответственно объемы офисных площадей. 

В настоящий момент на рынке имеется большой объем готовых современных офисов, полностью укомплектованных: с хорошим дизайном, новым ремонтом, мебелью. Такие пространства интересны потенциальным арендаторам, чтобы быстро въехать и начать работу без значительных инвестиций. Однако бизнес-процессы компаний, которые работали в этих офисах ранее, могут значительно отличаться от процессов компаний, которые хотят въехать в готовый офис. 

Быстрые изменения и трансформации пространства необходимы, чтобы адаптировать офис под нового арендатора. Полное оснащение офиса не гарантирует отсутствия необходимости вносить изменения в офисное пространство под свои задачи и бизнес-процессы, внутреннюю корпоративную культуру. 

Какие причины у компаний для трансформации офисов

Причины у компаний для изменений офисного пространства могут быть совершенно разные, выделю основные из них:

1. Переезд в готовое пространство, которое необходимо адаптировать под свои корпоративные процессы. Например, разместить рядом департаменты, которые взаимодействуют между собой, добавить или убрать функциональные зоны: переоборудовать, к примеру, лишние переговорные в отдельные кабинеты без глобального строительства, а только поменяв мебель.
2. Сокращение численности сотрудников в связи с релокацией, отъездом. 
3. Сокращение физического присутствия сотрудников в офисе, когда часть сотрудников работает удаленно. 
4. Оптимизация расходов, когда компания может отказаться от части арендуемых площадей, чтобы сохранить или оптимизировать свой бюджет.

С чего нужно начинать трансформацию и как донести идею до сотрудников

Трансформацию необходимо начинать, когда у компании есть четкое понимание и цель, для чего изменения необходимы компании. Без финального понимания цели трансформация может сильно затянуться, либо итог не оправдает ожидания.

• Руководителю необходимо сформулировать цель. Например, необходимо уменьшить расходы или переехать в более качественное пространство и быстро под себя адаптировать.

На этом этапе может подключиться архитектурный отдел с услугой workplace strategy для проведения опросов сотрудников, департаментов, руководителей. На этой стадии совместно с руководителями и HR компании проводится беседа с сотрудниками для разъяснения необходимости и причин трансформации. 

• Необходимо привлекать сотрудников к обсуждению трансформации. На начальной стадии с помощью опросов, разговоров выяснять потребности, организовывать совместные обсуждения идей, примеров. Например, взять тестовый период и опробовать систему бронирования рабочих мест Hotdesk.ru, чтобы сотрудники могли понять, будет ли это удобно.

Когда сотрудники понимают, что к их мнению прислушиваются, пожелания важны для работодателя, то на этапе, когда еще не вложены большие средства в трансформацию, легче принимают новые условия поведения, новые правила в офисе и коллективе. Людям проще привыкнуть к новому формату. Для сотрудников ценно, что они смогли высказать свои пожелания и свое мнение, участвовали в процессе. Переход будет более органичным, так как новое пространство будет отвечать запросам сотрудников.

Что компания получает в итоге

На следующем этапе просчитываются разные варианты трансформации офисов с помощью услуги workplace strategy. Продумываются шаги, которые необходимо предпринять: физическую перестройку, либо только детальную замену мебели, внедрение системы бронирования рабочих мест. 

Когда найден оптимальный вариант изменений, компании необходимо продолжать работу с сотрудниками: возможно, прописывать новый формат работы во внутренних регламентах, в первое время HR специалисту проводить работу с людьми, пока идет период привыкания. Чтобы работа по трансформации была действительно продуктивной, руководству необходимо внедрить услугу workplace strategy в корпоративную структуру компании.

Кейс: Клиент компании Space, крупная международная компания, работала в отдельных кабинетах. Затем решили переехать в open space - два этажа больших открытых пространств. Сотрудники, руководство, HR-специалисты в течение 2 месяцев напоминали о снижении уровня шума. В итоге внедрили способ коммуникации, направляя сначала сообщение о необходимости обсудить вопросы и назначать время встречи в переговорных. Так удалось совместными усилиями и заинтересованностью сотрудников создать более тихую обстановку для сохранения работоспособности друг друга и при этом сохранить быструю коммуникацию.