Работа в самоизоляции

Официально с 28 марта после обращения Президента компании по возможности начали переводить бизнес-процессы на удаленную работу и в режим онлайн. Некоторые компании позаботились об этом заранее и уже с середины марта рекомендовали сотрудникам работать из дома. Добровольно-принудительные каникулы не стали причиной остановки бизнеса. Как компании настраивают процессы работы, контроля и отчетности вне офиса и рабочей атмосферы? Какие технологии используют для взаимодействия? И сможет ли бизнес вернуться к классическим офисам или перестроит частично процессы на удаленку? На вопросы Officemaps.ru отвечают представители бизнеса из разных отраслей: IT, HR, недвижимость, архитектура, инвестиции, финансы.

Иван Починщиков, управляющий партнер IPG.Estate

Еще с середины марта мы начали частично переводить сотрудников на удаленную работу, что позволило отработать все проблемы с удаленным подключением к сетевым дискам, разработать систему постановки задач и ведения отчетности, взаимодействия с клиентами, наладить телефонию и переадресацию телефонных звонков.

Для проведения совещаний внутри команды используем Skype, Zoom, чаты в WatsApp и внутренней CRM-системе. Постоянно поддерживаем связь с клиентами. Организуем онлайн-просмотры помещений.

Бизнес-активность не остановилась, а замедлилась ввиду ограничений и необходимости экстренно перестраивать процессы. Конечно, удаленная работа и ограничительные меры окажут влияние на развитие бизнеса и организацию офисных пространств. Уже сейчас мы наблюдаем, что клиенты рассматривают возможность оптимизации площадей, внедрения системы hot-desk и так далее. Но бизнес вернется в офисы.

Уже сейчас нам не хватает живого общения, в котором генерируются идеи, атмосферы командной работы, которую не передать через камеру.

Денис Кувшинников, директор департамента интерьеров архитектурного бюро ABD architects

На данный момент наша основная задача в ABD architects, после обеспечения мер безопасности в виде изоляции – обеспечение работой наших сотрудников. Если мы не будем работать, то неизвестно, как нам платить зарплату. Компания прошла все кризисы, начиная с 1991 года, и пройдет и этот. Как обычно, мы планируем выйти из него более сильными и здоровыми и тем самым продемонстрировать свою надежность в самых разных ситуациях.

У нас в штате работает системный администратор, который заранее, 13 марта, написал подробную инструкцию по удаленному подключению к серверу. Через неделю 50% сотрудников уже работали из дома. Надо добавить, что мы давно внедрили технологию удаленного доступа, поэтому стоял вопрос отладки, перенастройки и индивидуальной настройки. Помимо этого, мы разрешили сотрудникам забрать рабочий компьютер домой, если они считают это необходимым. Кто-то забрал себе второй монитор, кто-то даже увез удобное кресло. Отдельно отлаживали работу с рендер-сервером для 3D-визуализаторов.

Для коммуникации используем разные платформы, в том числе это зависит от клиентов. В основном это Skype, Whatsapp, Zoom, email.  Стараемся больше делать видео-звонков, так ощущение присутствия гораздо лучше. Создали дополнительно несколько чатов по разным проектам.  Чтобы лучше отслеживать загруженность, мы каждый день пишем мини-отчеты по выполненным задачам. Также мы запустили еженедельный опрос сотрудников, которые работают удаленно, чтобы диагностировать проблемы. По результатам опроса мы делаем отчет и сравниваем результаты по неделям. Для приветствия в начале рабочего дня мы придумали прекрасный «утренний будильник» для всех сотрудников департамента. Каждый день кто-то из нас записывает для всех видео-обращение. Можно назвать это передаваемой эстафетой позитивного настроения. 

Есть два очевидных факта: нам точно важно видеть друг друга, встречаться, общаться, разговаривать, смотреть в глаза. Всего этого уже не хватает и страшно подумать, что будет через 3 недели. Забавно было увидеть возвращение в офис сотрудников после вынужденного карантина: они первыми поспешили вернуться в офис. Сейчас пока рано подводить итоги и сложно оценить качество и эффективность удаленной работы. Я думаю, мы где-то точно потеряем. Видно, что коммуникации усложнены, и скорость реакции часто замедлена. Не хватает офисной инфраструктуры (второй монитор, плоттер, принтер, образцы). И конечно, затруднен процесс подготовки оригиналов первичных бухгалтерских документов. Попробуем оценить плюсы чуть позже.

Андрей Бронецкий, генеральный директор компании «Мамба»

Офисы компании «Мамба» полностью перешли на удаленную работу. Но это не значит, что разработчики, маркетологи, руководство и поддержка ушли в отпуск на месяц и смотрят сериалы по бесплатным промокодам. Сейчас бесперебойная работа приложения для онлайн-знакомств несет социально важную функцию. Ведь люди сидят дома, и хорошо, если они сидят семьями, а вы только представьте каково тем, кто одинок?

Поэтому мы продолжаем релизить обновления, закупать трафик, писать статьи, вести соцсети и поддерживать наших пользователей. Всем сотрудникам было разрешено забрать из офиса необходимое оборудования, всем настроили удаленный доступ, еженедельно отделы «Мамбы» созваниваются по Zoom, чтобы отчитаться о проделанной работе и обсудить планы на текущую неделю, также учет всех текущих и выполненных ведется в Asana.

На самой «Мамбе» в первые дни после объявления пандемии наблюдался некоторый спад: посещаемость ресурса немного просела (на 6,5%). Но этот спад пришелся как раз на то время, когда люди кинулись скупать гречку и туалетную бумагу, а также активно обсуждать это в соцсетях. Это был эффект первого шока, поэтому о дейтинге в тот момент стали думать чуть меньше. Но сейчас, когда все приняли реальность самоизоляции, всё вернулось в свое русло, регистрации пошли вверх, а глубина переписок заметно увеличилась, при этом мы не можем сказать, что платежи пошли вверх, и мы стали зарабатывать больше, нет, пользователи сейчас довольно экономны. Все эти процессы говорят о том, что людям очень нужно общение и сейчас оно возможно только в онлайне. Мы это понимаем и сделаем все возможное, чтобы сервис работал, как часы.

Светлана Белодед, руководитель отдела по работе с персоналом QBF

90% нашего персонала выполняет обязанности удалённо. Офис посещают лишь те специалисты, которые поддерживают жизнеобеспечение бизнеса, например, не все работы провести дистанционно могут наши IT-эксперты. Я бы не сказала, что организация работы сотрудников в дистанционном режиме стала для нас сложной задачей. У каждого специалиста есть конкретные задачи и KPI, которые он должен выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Например, представители HR-подразделения продолжают обрабатывать резюме, приглашать кандидатов на собеседования и проводить с ними интервью. Правда, общение с соискателями теперь проходит только по скайпу, а выход на работу новичков, которые прошли все испытания, перенесён на май. С технической точки зрения у наших сотрудников и в обычное время в большинстве случаев есть дистанционный доступ к электронным документам и программам, которые мы используем в офисе. Мы работаем с помощью Jira. Изменения состоят лишь в том, что в режиме самоизоляции возросла роль мессенджеров (например, я поддерживаю связь с коллегами в WhatsApp), а также платформ для проведения онлайн-конференций. Совещания с использованием видеосвязи мы проводили на прошлой неделе дважды. Такие беседы позволяют не только более детально обсудить текущие дела, но и поддержать друг друга, настроиться на дальнейшую работу. Интерес клиентов в условиях непростой экономической ситуации к продуктам для приумножения капитала только растёт.

Формат работы после отмены самоизоляции, на мой взгляд, существенных изменений не претерпит. Не думаю, что значительное количество компаний расширит штат специалистов на удалёнке. По крайней мере, у нас таких планов нет. Мои коллеги уже очень скучают по офису, многим из них не хватает общения, поэтому, безусловно, мы вернёмся к традиционному взаимодействию в режиме офлайн, как только опасность заразиться коронавирусом уменьшится.

Константин Барсуков, директор по развитию ГК «БЕСТ-Недвижимость»

Риэлторы, как и многие другие специалисты, перешли на удаленную работу. В первую очередь мы организовали доступ ко всем необходимым документам. Самое простое решение — любое облачное хранилище: «Яндекс.Диск» или «Google Диск».

В CRM-системе ставим задачи сотрудникам и контролируем их выполнение. Руководители с сотрудниками постоянно на связи. Совещания тоже проводим в онлайн-формате. Используем для этого Skype, Zoom и мессенджеры.

Лично я думаю, что риэлторский бизнес может существовать в таком формате. Из преимуществ — это экономия на аренде и содержании офиса. Но есть и недостатки. Когда люди друг друга видят, их легче собирать в команду. При работе на удаленке руководителю требуется больше ресурсов для контроля сотрудников и для соблюдения самодисциплины.

Думаю, что агентства недвижимости не начнут массово переходить на удаленку, когда ситуация стабилизируется и все ограничения будут сняты. Большинство компаний вернется к классическому формату. Но не исключаю, что кому-то удаленная работа подойдет, и они перейдут в онлайн.

Иван Шевельков, кадровое агентство White Hr

Работа в самоизоляции во многих отделах нашей компании протекает практически без изменений. Мы точно не та команда, которая допустит остановки бизнеса. Работа с клиентами, а тем более общение стала актуальнее в несколько раз. Всей компанией проводим комитеты, обмениваемся информация по работе с клиентами, ежедневно даем им обратную связь. Для нас было важно, организовать весь рабочий процесс, как в обычных реалиях.

Тенденции удаленной работы с каждой неделей будут восприниматься иначе, а именно в положительную сторону. К концу эпидемии возникнет проблема с офисными сотрудниками, работники поймут намного глубже плюсы удаленки: экономия на транспорте, на дресс-коде, меньше стресса от час-пика и т.д.

Екатерина Здесенкова, исполнительный директор iConText Group

Торопиться не нужно, важно действовать спокойно и рассудительно, а переход на удаленную работу должен быть тщательно спланирован. Прежде всего, у вас должна быть готова IT-инфраструктура. Чтобы уйти на удаленную работу, а не на каникулы, необходимо:

Озаботиться наличием резервного интернет-канала в случае неполадок с основным провайдером. Важно, чтобы основной и резервный провайдеры были разными. Подготовить цифровую телефонию. Настроить VPN или RDP у каждого сотрудника. Составьте инструкцию и настройте связь из дома. Убедиться в том, что у вас установлен терминальный доступ сотрудников на их рабочие места.

Заранее выяснить, кому действительно нужны дополнительные средства работы из дома, например, принтер или большой монитор, и обеспечить ими сотрудников.

Важно, чтобы финансовая, юридическая и кадровая служба тоже были переведены на дистанционный режим работы правильно. Необходимо проверить и реализовать для удаленной работы: работу банк-клиентов. На наш взгляд, лучший вариант — автономный ноутбук с работающим банк-клиентом, который можно забрать домой. Доступ к 1С или вашей системе учета.

Право подписи и печать. Определите круг лиц, у кого будет печать и подпись во время карантина. Если недостает каких-то доверенностей, сделайте их.

Мы переходим с клиентами на электронный документооборот и обмен электронными версиями документов. По кадровым документам на время карантина просим сотрудников все заявления и документы передавать в цифровом виде по электронной почте.

Денис Суховей, руководитель департамента развития технологий компании Аладдин Р.Д.

Все сотрудники нашей компании активно трудятся. С клиентами поддерживается связь по запросам и кейсам в тех.поддержку, продажи не останавливались, наоборот активизировались.

Для повседневного рабочего общения мы используем целый набор сервисов: электронная почта для формального общения и согласования рабочих вопросов; месенджеры telegram, whatsapp, резервный корпоративный мессенджер zulipchat.com на случай глобальных сбоев общепринятых чат-сервисов, сервис видеоконференций meet.jit.si, сервис совместной работы над документами nuclino.com.

Безусловно, при организации удаленной работы сотрудников возникло немало сложностей, однако повышенного внимания потребовали вопросы защиты информации. В нашей компании многие годы практикуется незыблемое правило: «Все ноутбуки и рабочие станции, обрабатывающие служебную информацию, должны быть оснащены средствами шифрования и контроля доступа к зашифрованной информации». Для решения задач шифрования мы используем Secret Disk - средство, обеспечивающее надежную защиту информации на дисках ноутбуков и домашних компьютеров. Следует отметить, что шифрование реализовано в прозрачном режиме и не требует от пользователя никакого участия.

Елена Пикунова, управляющий партнер Дзен Мобайл (Icontext group)

Удаленная работа – это не что-то необычное для мобильного агентства. Наши процессы все давно заточены на дистанционные сервисы, наши клиенты все в мессенджерах и почте, поэтому ничего сложного в самой работе при переходе на удаленные процессы мы не наблюдаем. Внутри нашей компании мы разработали ряд правил, которые, в принципе, мы имели и до удаленных действий. Во-первых, мы не нарушаем распорядок дня. Мы работаем с 10 до 19. И если я вижу, что кто-то высылает письма до 10 или после 19, то стараюсь намекнуть, что это неправильно. Во-вторых, мы меняем вид деятельности. У нас креативная команда – все поют, танцуют, занимаются йогой. По средам у нас и в офисе была у всех йога. Были частые пятничный музицирования и посиделки. Сейчас мы делаем то же, только удаленно друг от друга. Так, мы начали #дзенпеснячеллендж: каждый день один из членов команды записывает музыкальное видео и передает следующему. В-третьих, я понимаю, как ребята скучают друг по другу. Поэтому мы организовываем зум-встречи, где обсуждаем просто насущные дела, не связанные с работой или обстоятельствами за окном. Обсуждаем что мы будем делать после карантина, как будем праздновать трехлетие компании. Это все помогает держаться вместе.

Сложность работы из дома – это психологическая штука. Кто-то дома один. И это хорошо, если он социопат и интроверт, а если он любит общаться, если у него клиенты, задачи, коллеги его любят? Ему психологически сложно не быть центром внимания коллектива, а быть центром внимания кота!) Или есть обратная ситуация – когда ты любишь сосредоточения на работе, чтобы оптимизировать процессы, чтобы общаться с партнерами, чтобы поддерживать клиентов, а у тебя куча детей, которые думают, что дома у всех вечный выходной. И я думаю, что в этой ситуации я, как руководитель, единственное, что могу сделать – это посильная психологическая помощь всем моим ребятам. Я с ними, с каждый общаюсь по телефону, по зуму, при необходимости, разговариваем и вместе. И это все для того, чтобы не терять чувства реальности, которое в карантине сильно улетучивается.

Иван Ковпак, Heartbeat Education

В Heartbeat Education главным нашим продуктом является платформа для создания онлайн-школ. Наша компания изначально работала в режиме распределенной команды (distributed team), как теперь принято говорить, на удаленке. Наши сотрудники работают в Москве, Одессе, Никосии, Филадельфии, Стамбуле. Для эффективной организации работы мы внедрили следующие правила

• ежедневный созвон команды,
• еженедельная видеоконференция,
• задачи не существует, если ее нет в Asana (облачный сервис управления проектами который мы используем),
• если нет диалога в Slack, значит это не обсуждалось.

Организационно для такой работы мы сразу подбирали тех людей в команду, кто имеет сильный навык самомотивации и эффективно коммуницирует с коллегами, а также чувствует себя как рыба в воде при работе с облачными приложениями. Это было важно потому что мы на 100% перешли на электронный документооборот, включая подписание договоров, и использование инструментов совместной работы.

Мы организовали онлайн-курс для новых сотрудников, который знакомил их с нашими правилами, процедурами и инструментами. Успешное завершение курса стало обязательным элементом прохождения испытательного срока. Для организации удаленной работы мы использовали следующие сервисы: Heartbeat Education (видеоконференции и онлайн-курсы), Asana (система управления проектами), Slack (рабочий чат), Google Диск (электронный документооборот), Hellosign (онлайн подписание договоров).

Если говорить про будущее, то распределенная команда получит гораздо более широкое распространение в тех индустриях, где это возможно, а именно среди всех тех, кто работает сейчас в офисе. Те два главных плюса удаленки, которые я вижу это:

1. снижение затрат за счет отсутствия аренды
2. потенциально гораздо более широкий рынок найма.

Читайте также

• Возрастной кандидат: решение проблемы кадрового дефицита в условиях трансформации рынка 24 октября 2024 Кадровый дефицит в России усилился на фоне крупных изменений в экономике. С уходом западных компаний и усилением политики импортозамещения многие сектора экономики столкнулись с необходимостью быстрой перестройки своих стратегий. В условиях рынка кандидата, где спрос на квалифицированные кадры превышает предложение, становится очевидным, что возрастные ограничения при найме препятствуют эффективному закрытию потребностей компании в талантах.
• Бонусы для сотрудников: индивидуальные VS коллективные 21 октября 2024 Система поощрения сотрудников играет ключевую роль в управлении персоналом любой компании. Премирование может существенно повысить мотивацию сотрудников, их вовлеченность и эффективность работы, что, в свою очередь, приводит к улучшению результатов бизнеса. Выбор подходящей системы премирования — задача не из легких. Основные варианты — это поощрение за коллективные результаты и индивидуальные достижения. Каждая из систем имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые важно учитывать при принятии решения.
• Как построить успешный бизнес в сфере рекрутинга: личный опыт и рекомендации 14 октября 2024 Рекрутинг — это гораздо больше, чем просто подбор сотрудников. Это тонкая работа с амбициями, эмоциями и профессиональными качествами людей. Иногда приходится сталкиваться с внезапными увольнениями или "идеальными" кандидатами, которые не вписываются в культуру компании. Основатель кадрового агентства «Личный рекрутер» рассказывает о том, какие ошибки совершали в начале пути, как справлялись с вызовами и какие решения помогли "Личному рекрутеру" расти. А также делится практическими советами для тех, кто хочет построить успешный бизнес в сфере подбора персонала.