Какие инструменты помогут укрепить доверие в команде?

Ярослава Борко Командный коуч, бизнес-тренер, руководитель центра компетенций AkTan

фото freepik

Для каждой команды важно определить, как именно они понимают слово «доверие» в своем коллективе, как доверие проявляется отношениях друг к другу. Участники команды по-разному описывают, что для них значит доверие, затем в общем обсуждении это помогает прийти к определению доверия как состояния уверенности в том, что каждый участник команды будет действовать добросовестно, честно и ответственно, исходя из интересов общего дела и цели. Для одних доверие- это тип искренности, а для других - значение этого слова уходит к вере и знанию.

В отношениях на работе доверие проявляется как:

комфортное общение, при котором участники команды могут открыто высказывать свое мнение, не боясь критики или осуждения в свой адрес, могут свободно предлагать свои идеи;
выполнение взятых на себя обязательств, соблюдение договоренностей, отсутствие оправданий «так сложились обстоятельства»;
готовность поделиться своим опытом, информацией, значимой для задач команды;
уважение к участникам команды, понимание вклада каждого участника в общий результат и готовность оказать поддержку;
совместная ответственность за общий результат, которая проявляется в желании найти решение проблемы и достичь результат, а не найти виновного, из-за которого нужного результата нет.

Все команды единодушны в том, что доверие в команде – это базовое условие для успешного и продуктивного взаимодействия, достижения результатов в команде и прибыльности в бизнесе.

Об отсутствии доверия в команде говорят микроменеджмент (микроменеджмент - это когда дали сотруднику задачу, а потом контролируют выполнение каждого шага задачи. Ну, то есть, например, задача на два-три дня, а человека дергают каждые полчаса, это сильно демотивирует), недопонимания, конфликты, избегание ответственности или ее перекладывание, переливание из пустого в порожнее, поиск виноватых и низкие результаты и эффективности работы команды.

Каждый из инструментов, которые далее будут описаны, работают сразу на укрепление уровня доверия в коллективе. Нельзя взять только инструмент один и ожидать, что доверие улучшиться и результаты будут достигнуты.

Основные инструменты для развития доверия в команде:

регулярные встречи с командой
единые правила взаимодействия в команде
коллективное обсуждение задач и действий
встречи 1*1
обратная связь
совместные мероприятия или тимбилдинги
обмен опытом и открытость

Инструменты для укрепления доверия

Регулярные встречи с командой

Одним из основных инструментов для укрепления доверия являются регулярные встречи. На них проявляется и открытость общения, и готовность брать на себя ответственность за результат, и уважение к участникам команды, то есть все основные составляющие доверительных отношений в команде. Правильно организованные регулярные встречи позволяют исключить микроменеджмент, переливание из пустого в порожнее и поиск виноватых.

Рекомендуем вводить три типа регулярных встреч зависимости от целей:

встречи для стратегического планирования и контроля;
встречи для оперативного планирования и контроля;
ежедневные или еженедельные митинги или летучки для контроля движения по оперативным целям и обсуждения задач.

Можно совмещать встречи по стратегическому и оперативному планированию. Для таких встреч обязательно нужно готовить повестку и контролировать её соблюдение и тайминг встречи. Это значительно повышает продуктивность и результативность.

Для еженедельных или ежедневных митингов или летучек также должна быть повестка. Рекомендую задавать на ней следующие вопросы:

Что сделано по каждой задаче, которая находится в работе?
Что ещё надо сделать, чтобы она приблизилась к завершению?
Что может задержать выполнение задачи? Обозначить риски.

Рекомендую договориться с командой о том, что на митинге не обсуждаются проблемы, поскольку это может быть интересно и полезно не всем участникам. Даже если же для выработки варианта решения проблемы нужны все участники команды, то лучше спланировать отдельную встречу, к которой они смогут подготовиться и которая будет посвящена только решению проблемы. Это позволяет укладываться в длительность регулярного митинга и фокусироваться на тех вопросах, которые были запланированы, что повышает удовлетворенность от митингов.

Периодичность митингов и летучек нужно выбирать в зависимости от объема задач, связанности этих задач друг с другом и интенсивности изменений по ним. Например, команды разработки, обычно, проводят ежедневные митинги, а для команд поддержки может быть достаточно раз в неделю обсуждать крупные месячные задачи, поскольку задачи по поддержке решаются менее, чем за рабочий день и для контроля их сроков выполнения применяют другие способы.

Единые правила взаимодействия в команде

О правилах взаимодействия в команде часто забывают, считая, что в команде все по умолчанию понимают, как надо общаться, что нужно подходить ответственно к работе, но отсутствие командных правил в 100% случаев приводит к конфликтам.

Правила помогают создать структуру и порядок в работе, сделать понятными ожидания от каждого участника команды. Они гарантируют равноправие всех участников команды, что повышает открытость в общении. В правилах можно закрепить, как поступать в спорных ситуациях, что способствует снижению конфликтов, снижает количество недоразумений и спорных моментов.

Правила помогают новым участникам команды быстрее влиться в командную работу.

Правила могут иметь разную степень детализации в зависимости от уровня зрелости команды. Я рекомендую их пересматривать раз в год или при смене более половины состава команды.

У меня в коучинге была команда, в которой был конфликт между руководителем и некоторыми участниками на почве микроменеджмента и отвлечения руководителя по мелким вопросам. Это вскрылось при обсуждении понятия доверия. Команда ввела правила, что все вопросы по выполнению задач обсуждаются на ежедневных митингах и там же поднимают вопросы к руководителю. Спустя месяц участники команды отметили, что напряжение в рабочих вопросах снизилось.

Коллективное обсуждение задач и действий

Как выше сказано, обсуждения задач рекомендуется проводить отдельно от регулярных встреч. Под задачей я имею ввиду вопрос, который надо решить, или проблему, которая мешает решению и становится самостоятельной задачей.

Чтобы обсуждение задачи было продуктивным, рекомендую договориться о правилах проведения обсуждений:

четко формулировать цель обсуждения: на какой вопрос в конце нужно получить ответ, сгенерировать идеи решения или поделиться опытом в подобных вопросах;
если вопрос с предысторией, то рассказать её, возможно, выслать заранее;
договориться, как будет идти обсуждение: в формате свободного микрофона или структурированное обсуждение;
в конце поблагодарить участников за участие.

Правила не сложные, но когда их не применяют, то по окончании обсуждения кажется, что просто поговорили и зря потратили время. Это демотивирует участников и снижает уровень доверия в команде.

Встречи 1*1

Встречи 1*1 или one-on-one meetings – это регулярные индивидуальные встречи руководителя команды с каждым участником. Это один из ключевых инструментов в выстраивании доверия. Основная цель таких встреч – обеспечить эффективное общение, предоставить возможность для обсуждения рабочих вопросов, получения обратной связи и планирования дальнейшего развития участника команды.

Регулярность выбирается в зависимости от опыта работы сотрудника и его желания развиваться: чем меньше опыта, тем чаще встречи. Периодичность варьируется от 1 раза в неделю до 1 раза в месяц.

Обратная связь

Практика обратной связи один из самых важных инструментов создания доверия в команде и повышения эффективности её работы. Для того, чтобы обратная связь приносила желаемый эффект, нужно обучить сотрудников не только тому, как давать конструктивную обратную связь, но и как принимать её.

Конструктивная обратная связь помогает влиять на поведение человека через демонстрацию фактов, которые привели к нежелательным результатам, и выработку совместного решения о том, как избежать повторения в будущем.

Совместные мероприятия или тимбилдинги

Совместные мероприятия или team building (создание команды) сейчас чаще воспринимается как совместный досуг, однако это не только досуг в виде совместного похода куда-то. Есть специально разработанные тимбилдинговые упражнения для тренировки навыков сотрудничества, делегирования полномочий и умения работать в команде. Если для проведения тимбилдинга привлекают тренера, то нужно опыт, полученный на тренинге, всей командой проанализировать и перенести на рабочие процессы, чтобы тренинг не остался просто интересным совместным досугом.

Тимбилдинг дает значимый эффект на этапе формирования команды, позволяя ближе познакомиться друг с другом.

Совместные мероприятия важно проводить при завершении этапов проекта, всего проекта. На официальной части мероприятия подводятся итоги, отмечаются заслуги, а потом начинается неформальная досуговая часть. Такой формат создает у участников команду ощущение общности, причастности к чему-то большому и приятные воспоминания о хорошо проведенном времени в компании единомышленников.

Тимбилдинг имеет свои ограничения. Его нельзя применять, когда в команде есть явные или скрытые конфликты и когда команда находится в стагнации. Если есть конфликты, то нужно решать конфликты через инструменты медиации. Если команда в стагнации, то нужно открыть в ней новое дыхание через работу в формате стратегических сессий или командного коучинга.

Обмен опытом и открытость

Обмен опытом как инструмент создания доверия в команде может выглядеть как семинары, выступления участников команды на регулярной основе, а может происходить нативно в совместных обсуждениях задач или на митингах.

В мою бытность руководителем нативный обмен опытом у нас происходил на регулярных еженедельных митингах в виде короткой устной истории раз в неделю от любого участника команды. Семинары по обмену опытом мы в команде проводили по желанию, когда завершался какой-то блок работ. Семинары, обычно, требуют подготовки, потому на них надо выделять время как на отдельную рабочую задачу.

Доверие играет ключевую роль в эффективности команды, ускоряя принятие решений, снижая стресс, способствуя инновациям, открытости и свободе выражения мнений, стимулирует креативность и позволяет генерировать новые идеи. Доверительные отношения повышают удовлетворённость работой и мотивируют сотрудников к достижению общих целей.

Доверие в команде создается небольшими регулярными и целенаправленными действиями. Создание доверительных отношений требует усилий каждого участника команды, но главное заинтересованное лицо, которое обеспечивает регулярность и повторяемость целенаправленных – это руководитель команды.