Хаос в управлении: с чего начинается и как его прекратить

Галина Куринная исполнительный директор, директор по продукту группы компаний Black Square, управляющая Институтом Адаптивного Интеллекта

фото: Freepik

Современный бизнес существует в максимально жёстких условиях. С одной стороны, это как никогда высокая конкуренция, с другой – постоянные и непредсказуемые перемены. Условием для сохранения и успешного развития компании является гибкая внутренняя структура, логика и упорядоченность процессов.

Состояние хаоса может стать как причиной гибели организации, так и возможностью нового старта в том случае, если вовремя выявить, проанализировать причины его возникновения и внедрить изменения, отвечающие возникшим потребностям.

Хаос или порядок – как определить стиль управления в компании

Хаос в управлении не возникает на пустом месте и имеет ряд характерных признаков. Чаще всего его причина заключается в том, что руководитель ориентирован не на организацию работы, а только лишь на производство результата.

Непонимание собственных функций и неумение делегировать приводит к тому, что руководитель пытается либо самостоятельно решать задачи, либо распределяет их некорректно, не видя разницы между сотрудниками и не ориентируясь на их сильные и слабые стороны.
В процессах присутствует высокая степень неопределённости. Коллектив не понимает, к какому результату должен прийти, страдает от неравномерного распределения обязанностей, утрачивает мотивацию и доверие к руководству. В команде формируется ощущение, что только начальник знает, как правильно и как лучше, а значит, нет смысла стараться, ведь в любом случае выполненная работа не будет признана достаточно хорошей.
Часто возникают ситуации авралов, срыва дедлайнов. Приходится принимать множество решений в сжатые сроки. Поскольку времени на анализ и тщательное обдумывание нет, то зачастую потом приходится тратить время и силы на устранение последствий таких решений.
Зоны ответственности руководителя и работников не определены, обязанности распределяются на словах. В коллективе нервозная обстановка, частые конфликты, формальное отношение к работе.

В свою очередь, упорядоченная система управления отличается наличием отлаженных повторяющихся процессов, пониманием сотрудниками своей зоны ответственности, последовательностью и логичностью принятых решений.

При такой системе также бывают нестандартные ситуации, возможно возникновение ошибок или конфликтов. Однако они рассматриваются и руководителем, и сотрудниками в первую очередь как причина для поиска и устранения слабых мест, а не как необходимость найти «виноватого» и свалить на него ответственность.

С чего начинается хаос

Эксперт-методолог по регулярному менеджменту Александр Фридман говорит о том, что в основе возникновения хаоса лежит необязательность руководителя. При этом источником беспорядка и путаницы является не столько безответственность, сколько применение неправильных подходов.

Причиной хаоса Фридман называет необдуманные обещания, которые даёт руководитель, отсутствие системы фиксации таких обещаний и плана их выполнения, а также своевременной оценки возникающих препятствий.

Среди других причин можно назвать непонимание сотрудниками целей компании, дисбаланс между корпоративными и личными целями или невозможность ощутить себя частью команды. Неопределённый набор обязанностей, отсутствие реальных полномочий или недостаток необходимого контроля также провоцируют бардак.

Как исключения из правил разрушают порядок

Правила в компании являются ориентиром, на который опираются сотрудники, и одновременно рамками, определяющими границы их деятельности. Это определённый набор инструментов, которым руководитель пользуется для достижения цели. И так же, как цель является общей для всех членов команды, общими являются и правила.

Исключение из правила хотя бы для одного сотрудника, в том числе и для самого руководителя, приводит либо к прекращению его действия в восприятии всего коллектива, либо к возникновению чувства несправедливости, когда кому-то можно, а кому-то нет. Нарушение одного правила ставит под сомнение надёжность всей системы.

При этом стоит понимать, что живые люди – это не математическая модель, и предусмотреть все варианты и создать свод правил на все случаи жизни невозможно.

В нестандартной ситуации, когда выполнение правила идёт вразрез с нормальным человеческим отношением, важно избежать непонимания со стороны коллектива. Исключение должно быть обоснованным и озвученным. Объяснение объективных причин избавляет сотрудников от ощущения неравенства.

Кроме того, принимая решение об исключении из правил, руководитель должен оценить возможные риски и постараться найти решение, которое не отразится на эффективности выполнения как командных, так и индивидуальных задач. Иногда верной будет не практика исключений, а корректировка самого правила с учётом изменившихся обстоятельств.

Что делать, если сотрудники не стремятся к строгому соблюдению правил

Существует множество причин, по которым сотрудники могут нарушать правила компании. Это непонимание последствий, личные мотивы, низкий уровень вовлечённости, собственное представление о том, как это должно выглядеть. В таких случаях необходима строгая дисциплина. В ней заинтересованы не только собственники бизнеса и руководители, но и простые исполнители, поскольку она даёт ощущение ясности и стабильности.

Чтобы дисциплина работала правильно, необходимо соблюдать следующие условия:

Ограничения должны быть понятными и логичными. Нужно не только знакомить сотрудников с правилами внутреннего распорядка, но и объяснять разумность и необходимость принятых решений.
Правила должны быть едиными. Исключения и личностные ограничения приводят к отмене самого правила, особенно в восприятии сотрудников.
Руководитель должен быть примером. Он является лидером, на которого равняются подчинённые. Если глава компании не держит слово, нарушает обязательства, переступает свои же запреты, это снижает уровень доверия и уважения, приводит к разочарованию и потере мотивации.

Как порядок или хаос зависит от первого лица компании

Руководитель является ключевым элементом в процессе достижения цели. Он проводит ситуационный анализ, прогнозирует необходимые действия и промежуточные результаты, распределяет полномочия и направляет ресурсы подчинённых на реализацию выбранной стратегии. Также руководитель контролирует этапы выполнения работы и, если необходимо, проводит корректировки.

В одном из своих интервью Александр Фридман отмечает, что руководитель своей энергетикой вдохновляет сотрудников. Если он истощён или находится в состоянии эмоционального кризиса, то даже при условии, что его формулировки будут точными, он не сможет в достаточной степени мотивировать команду на достижение результата.

Первое лицо компании является ядром, от внутреннего состояния и управленческих навыков которого зависит степень упорядоченности всех процессов.

Современный бизнес имеет беспрецедентное количество инструментов для создания и поддержания упорядоченного стиля управления. Развитие лидерских навыков руководителя, мониторинг эмоционального состояния сотрудников, внедрение технологий и работа над формированием корпоративной культуры позволяют создать надёжную и сплочённую команду, сделать процессы понятными, логичными и контролируемыми. При таком подходе временные периоды хаоса становятся не угрозой существованию компании, а зоной исследования, укрепления и роста.