Стилизация офиса, ориентированная на задачу

Каждая компания стремится к тому, чтобы сотрудники были мотивированы на работу в штате в долгосрочном периоде. Расскажу на примере ГК «НЕОЛАНТ», как можно заполучить ценных сотрудников и удержать их за счет внимания к окружающему пространству, в котором они работают – этот метод я назвала «бизнес-хюгге» – поясню, в чем он заключается.

ГК «НЕОЛАНТ» – IT-компания, которая предлагает решения для информационного моделирования промышленных предприятий. Сейчас компания входит в ТОП35 ИТ-компаний России, имеет 10 офисов по России и более 500 сотрудников в разных городах, но начинали мы в 2004 году со стартапа из «полутора» человек в одной комнатке.

В IT-бизнесе хорошие кадры зачастую даже важнее, чем хороший клиент. Запросов сейчас у компании очень много, и чтобы реализовывать проекты, нужно расширяться и увеличивать штат. Мы не самая большая компания на ИТ-рынке, но за сотрудников нам приходится конкурировать с такими гигантами, как Гугл и Яндекс.

"Нам удалось добиться результатов, не затратив на интерьер больших средств. Мы не делали в офисе ремонт, все наши вложения ушли на точечную стилизацию, но каждая деталь при этом служит определенной бизнес-задаче."

Офисный интерьер как средство достижения цели

Итак, если наша задача – привлечь соискателей с первого взгляда, и в нашем распоряжении приемная зона, где соискатель проводит первые минуты в ожидании собеседования, то ниже – несколько приемов стилизации пространства, которые мы можем использовать: ведь вопреки расхожему мнению, не секретарь первым встречает соискателя, а интерьер.

У соискателя, пришедшего на собеседование обычно есть несколько минут (а иногда и больше), когда он может «оглядеться» и составить первое впечатление о компании. Что удивительно, часто решение о желании или нежелании работать с вами появляется уже в эти короткие минуты ожидания. И пространство – это тот сотрудник, которого вы всегда можете проконтролировать с точки зрения его воздействия на вашу целевую аудиторию.

Интерьер должен помочь нам в достижении следующих целей: во-первых, наша компания должна соискателю субъективно понравиться – не раздражать и не отталкивать с первого взгляда, вызывать расположение. Для этого в приемной зоне должно быть удобно: есть, куда присесть, куда повесить вещи – и чем заняться в минуты ожидания, поэтому у нас в непосредственной близости от зоны ожидания расположена стойка с информационными материалами.

В ГК «НЕОЛАНТ» зона ожидания отделена от ресепшн инсталляцией – стеклянной перегородкой, по которой стекает вода. Помимо прямого назначения – скрыть от глаз посетителя «изнаночную» часть стойки ресепшн, – это помогает снять психологическое напряжение и стресс перед собеседованием.

Далее, вступает в игру второй принцип: за несколько минут ожидания мы должны продемонстрировать соискателю наши конкурентные преимущества как работодателя. И помочь нам в этом может демонстрация в интерьере принципов нашей корпоративной культуры.

В ГК «НЕОЛАНТ» мы используем следующие маркеры корпоративной культуры в пространстве офиса:

фотоальбомы с корпоративных мероприятий на столике в приемной;
большой настенный календарь дней рождений и профессиональных праздников, экземпляры которого расположены на каждом этаже в каждом крыле;
поздравления сотрудников с днями рождения, и днями рождения филиалов, с профессиональными и отраслевыми праздниками на больших экранах в зоне на ресепшн;
доска почета, где отмечены лучшие сотрудники по итогам полугодия и года.

Благодаря таким маркерам сразу становится понятен масштаб компании, уровень развития корпоративной культуры, уровень заботы о персонале, и даже способы его оценки и мотивации.

Окружение решает

Почему стоит уделять такое внимание офисному пространству? В подтверждение всех своих рекомендаций могу заметить: многие сотрудники ГК «НЕОЛАНТ» признавались мне, что они поняли, что хотят работать в компании в тот самый момент, когда открыли дверь в офис. Еще секретарь не успела с ними поздороваться, а у них уже сложилось это ощущение.

Поскольку я целенаправленно работала с нашей приемной зоной с точки зрения ее воздействия на соискателей и на внутрикорпоративную культуру, то это лишний раз подтверждает жизнеспособность моего метода «бизнес-хюгге». Помимо IT- и маркетингового образования, в моем активе курсы дизайна интерьеров, и мое хобби – это именно стилизация деловых пространств, в том числе офисных, с использованием малозатратных приемов и способов декорирования. Эти принципы я реализовала в офисе ГК «НЕОЛАНТ» и помещениях других компаний, которые обращались ко мне за советом.

Конечно, нельзя думать, что все проблемы управления персоналом можно решить за счет правильной организации пространства, но при прочих равных пространство может стать вашим конкурентным преимуществом при найме и удержании сотрудников. Стилизация продающих, деловых пространств – это пока новый малоизвестный инструмент: будьте одними из первых, кто начнет его использовать.

Что делать, если не хватает места под рабочие места?

Выбросите весь хлам, сломанную мебель, технику, ненужные бумажные архивы и тому подобное. Оставшееся хранение организуйте вертикально по заветам Мари Кондо. Используйте шкафы высотой до потолка, если возможно, используйте подвесные полки над столами. Поверьте, число напольных шкафов после этого можно будет сократить – и это освободит часть квадратных метров под рабочие столы.

Реорганизуйте рассадку – размещайте подразделения по помещениям адекватно численности, а также текущей и ближайшей планируемой деятельности. Делайте такой апгрейд регулярно. Это позволит в том числе встряхнуть коллектив через физические перемены.

Проанализируйте, как часто в офисе заняты все столы? Возможно, будет разумным перевести на удаленную работу полностью или частично всех почасовых работников, стажеров, студентов, вечных командировочных, переговорщиков на выезде или сидящих с болеющими детьми. Организуйте для таких сотрудников временные рабочие места с ноутбуками, где они могут разместиться, придя в офис.

Проверьте габариты мебели. Для стажеров у нас предусмотрены не столы, а столики малого формата или, наоборот, один большой стол, вокруг которого можно сесть с ноутбуками, это тоже позволяет экономить место. Все это – использование идей коворкинга в рамках офиса.

И, наконец, наймите хорошего планировщика деловых помещений – он сможет поместить в то же пространство больше рабочих мест, чем вы сами. При этом хороший планировщик обязательно учтет и комфорт в работе. В итоге вы получите более вместительный и удобный офис на тех же квадратных метрах. В своих офисах я занимаюсь этим сама, и поверьте, можно найти выход в любой сложной ситуации. Например, в моем личном кабинете сразу 2 острых угла, но мы смогли и здесь создать комфортное пространство.

Что делать, когда нет места под переговоры и совещания?

Если не хватает мест для телефонных разговоров, чтобы не мешать коллегам – поставьте телефонные будки, они занимают минимум места, но дают уединение и тишину в опенспейсе.

Если не хватает переговорных, проводите переговоры в начальственных кабинетах, когда там нет начальника. Докупите шумопоглощающие кабины и выделите место в существующем открытом пространстве. Иногда мы совещаемся по телефону – даже если сидим в одном опенспейсе.

В случае острой нехватки места в офисе, составьте и постоянно актуализируйте список всех библиотек, коворкингов, гостиниц, кафе и тому подобных помещений в пешей доступности от офиса – чтобы всегда можно было оперативно подобрать место для совещания или встреч с клиентами. За годы неформальных встреч у нас накопились дисконтные карты с максимальной скидкой во всех близлежащих ресторанах.

И только если все это не поможет, подумайте о переезде.

И опять-таки выбирайте помещение сразу с хорошим планировщиком – он поможет оптимальное его спланировать – и вы оплатите меньше квадратных метров при том же качестве рабочего пространства. по цене одной консультации Вы сможете ежемесячно экономить на арендной плате и привлекать сотрудников удобным и стильным офисом. Э = эффективность.