Современные методы управления офисом: как автоматизировать офис на всех уровнях

Наталья Краснобаева CEO&Founder Hopper IT

фото Freepik

Современный офис может принимать самые разные формы, начиная от организации пространства и заканчивая взаимодействием его сотрудников. Среди главных трендов при организации офисов сегодня – повышение качества за счет сокращения офисных сотрудников, технологические решения и внедрение идей умного офиса. Все они направлены на повышение комфорта офисных работников, а значит и эффективности. Современный офис может следовать самым разным продвинутым концепциям и все чаще становится мощным средством в конкурентной борьбе за ценные кадры. Именно поэтому так важно идти в ногу со временем, постоянно совершенствуя каждую из составляющих понятия “офис”.

Управление пространством

Как эффективно разместить сотрудников внутри офиса? Сколько свободного пространства используется, а где можно сделать перестановку и, возможно, добавить еще одно рабочее место? Оптимизировать и визуализировать рабочее пространство поможет карта офиса (может быть в качестве модуля в CRM-системе). Благодаря приложению можно видеть расположение сотрудников с высокой четкостью и детализацией, что очень удобно, если ваш офис больше трех кабинетов и в нем трудится более 10 человек (а для больших офисных пространств это просто маст-хэв). Карта легко редактируется и изменяется в зависимости от изменений в офисе (перестановок, смены кабинетов сотрудниками и т.д.). Карта офиса позволяет руководству не просто отслеживать расположение рабочих мест, но и сделать офисное пространство максимально полезным.

Управление системами

Объединить инновационные технологии и современные инженерные решения, чтобы сделать рабочий процесс комфортным и еще более эффективным – задачи, которые сегодня решает “умный офис”. В это понятие могут входит самые разные составляющие: от автоматического регулирования света для разных рабочих групп и общих пространств до управления климатом в помещении и установки умных замков и умной навигации на парковке. “Умный офис” может затрагивать практически все системы офисного пространства и даже ресепшн можно перевести в автоматизированный режим с помощью предварительной регистрации гостей и уведомлениях о прибытии.

Управление персоналом

Офис без сотрудников не нуждается в какой-то оптимизации и даже в управлении. Все, что было перечислено ранее, делается именно для повышения комфорта офисных работников, а это, в свою очередь, поможет сделать процессы еще более эффективными. Другими словами, сотрудники – такая же (или даже самая) важная составляющая любого офиса. Которую также можно и нужно настраивать, и оптимизировать. На помощь в этом вопросе сегодня приходят HRM-системы, которые позволяют добиться максимальной производительности команды путем цифровизации процессов адаптации, развития и найма персонала. Такие системы помогают автоматизировать процессы подбора персонала и его адаптации, выстроить процесс обучения сотрудников, упрощает и ускоряет процессы создания, хранения и передачи документов. Дополнительно HRM-система предоставляет аналитику: собирает отчеты о динамике работы команды, отдельных сотрудников. Удобство заключается в том, что основные решения объединены в одном окне с понятным и доступным каждому сотруднику интерфейсом. С такой системой сотрудники могут своевременно получать корпоративную информацию, быстро и легко находят необходимые документы, следят за профессиональным ростом и развивают карьеру. Дополнительный и не менее важный плюс HRM-системы – возможность транслировать ценности и культуру компании, повышается уровень коммуникации внутри офиса и разными подразделениями.

Автоматизация офиса – многоуровневая и непростая задача, которая, в свою очередь, очень быстро принесет свои плоды. Оптимизировав процессы, пространство и взаимодействие сотрудников, можно добиться существенной экономии бюджета, привлечь новые ценные кадры и даже повысить конкурентоспособность бизнеса.