Рецепт создания проблемного актива в офисном сегменте

Игорь Кудинов Руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций Okdesk

Фото: freepik

Будучи инвестором, сложно найти что-то лучше, чем только что введённый в эксплуатацию офис в отличной локации. Только представьте, арендаторы и резиденты в новых просторных помещениях с горящими глазами в предвкушении предстоящих бизнес-достижений, гости и посетители в шикарном лобби вслух и с воодушевлением обсуждают планы, повсюду чистота, порядок и ощущения изобилия. Казалось бы, такая атмосфера однозначно свидетельствует о том, что успеха не миновать.

Обратная ситуация – видавший виды бизнес-центр с компромиссной транспортной доступностью, в котором, кажется, уже несколько сезонов не мыли окна, а климатическое оборудование работает так, что когда на улице жарко, то в помещении ещё жарче и нечем дышать, а когда холодно, то люди сидят в куртках и видно пар изо рта. Сотрудники и гости такого объекта бессознательно будут проецировать состояние объекта на бизнес его арендаторов и резидентов. В их головах вне зависимости от первичных условий труда (заработная плата в рынке) будет возникать мысль о смене работодателя. Гости из числа потенциальных партнёров и клиентов подсознательно будут желать поскорее покинуть объект и иметь поменьше общего с его обитателями. Всех их можно понять, компания, располагающаяся в таком офисе, вероятно, экономит. А раз экономит, то, вероятно, дела идут не очень. При прочих равных лучше работать с кем-то другим, более успешным.

Потому что едва ли экономия заканчивается на офисе, скорее всего такой подход характерен для всех процессов организации, в том числе для ключевых.

Зачастую коммерческий успех компании в некоторой степени коррелирует с качеством офиса, в котором она функционирует. Здесь же уместно отметить, что сотрудники и клиенты нередко воспринимают состояние дел компании по качеству занимаемого ими офисного помещения.

Между новым офисом, который вдохновляет и способствует эффективной работе и сотрудничеству, и офисом, лучшие годы которого далеко позади, не такое большое расстояние, как может показаться на первый взгляд. Достаточно 3-5 лет без разбора экономить и кроить на эксплуатации и вуаля, «мечта инвестора» превращается в проблемный актив. Перечислим некоторые управленческие решения, последовательное выполнение которых ускоряют процесс ветшания объекта и снижения его коммерческой привлекательности.

Приоритезация сокращения текущих расходов

Современная инфраструктура позволяет в определённой степени управлять текущим затратами на неё и её ресурсностью. Упрощённо можно представить себе бегунок на шкале, который при сдвиге, например, вправо (ресурсность) будет требовать бОльшее количество работ по техническому обслуживанию и оригинальных расходников, что автоматически означает увеличение текущих затрат. При движении налево (экономия текущих затрат) количественно сокращаются работы по техническому обслуживанию в единицу времени и используются бюджетные аналоги расходных материалов и запасных частей. Всё это однозначно найдёт своё отражение на продолжительности и качестве использования элемента инфраструктуры.

Маленький горизонт планирования и работа с инцидентами вместо профилактики

Средняя продолжительность договоров обслуживания, а также продолжительность трудоустройства отдельного сотрудника и KPI, вшитые в календарный год руководящему составу службы эксплуатации, способствуют сдвигу бегунка из примера выше налево – в сторону экономии текущих затрат. Такой подход нередко приводит к тому, что из-за сокращения ресурса приходится не только проводить больше профилактических работ, но и чаще осуществлять ремонт. Если вам показалось, что это своего рода займ у самого себя из будущего (в пользу локальных исполнителей), который нужно будет отдавать с большими процентами, то вам не показалось.

Экономия на главном

В ежедневном потоке рабочих задач, связанных с эксплуатацией довольно сложно разобраться с их приоритетом. На практике бывают случаи, когда время штатных сотрудников и подрядчиков и бюджет направления были в большей степени направлены на вопросы, абсолютный приоритет которых достаточно низкий. Например, сотрудники службы в летний период ежедневно занимались настройкой системы вентиляции и кондиционирования по просьбе арендаторов и резидентов при том, что на объекте требуется провести комплексное испытание систем противопожарной защиты.

Происходит это по субъективном причинам в результате отсутствия комплексного видения происходящего у руководящего состава, которые в большей степени реагируют на локальные жалобы, а не придерживаются долгосрочных планов.

Примеры выше являются «нормой сегмента» в том смысле, что довольно часто встречаются на практике. Такая норма, к сожалению, приводит к преждевременному ветшанию инфраструктуры, что находит своё отражение в снижении её потребительских свойств, что в свою очередь приводит к снижению коммерческой привлекательности офисного объекта целиком.

Причиной, по которой большинство объектов идут по пути планомерного уничтожения своей инфраструктуры являются желание побольше получить для себя лично при одновременном нежелании нести за это ответственность. Единственным рабочим инструментом, который может системно помочь собственнику в борьбе с этим человеческим багом является оцифровка процессов эксплуатации. Оцифровка – это:

создание цифрового двойника объекта с самовоспроизводимым графиком регламентных работ с технологическими картами;
хранение проектной документации и истории проделанных ремонтных и регламентных работ;
автоматическое логирование всех действий, фиксация персональной ответственности и автоматическое документирование.

Только такой подход позволяет рассчитывать на прогнозируемое использование по времени и качеству инфраструктуры объекта и возможность принимать взвешенные управленческие решения.