Почему настало время отказаться от open-space офисов

Портал Officemaps.ru делится с читателями зарубежным опытом. Сегодня мы перевели для наших читателей авторский материал, который написал Aytekin Tank, предприниматель, основатель и генеральный директор компании JotForm (it-компания из Сан-Франциско).

Офисы открытого типа были придуманы, чтобы подтолкнуть людей к спонтанному общению, но большинство примеров доказывают, что открытые пространства произвели обратный эффект.

Нефункциональные офисы могут довести сотрудников до стрессового состояния, быть причиной увеличенного количества больничных и способствовать проявлению беспокойства и депрессии. Сотрудники с трудом общаются, не могут эффективно взаимодействовать.

Зачастую мы виним во всем технологии, которые вынудили нас быть в курсе дел 24 часа 7 дней в неделю, и не учитываем возможность других причин, например, открытые офисные помещения.

Компании Кремниевой долины были среди первых, кто внедрил офисы открытого типа, где сотрудники сидели плечом к плечу за общим столом. Компании сносили стены и разрушали закрытые кабинеты, которые были символом корпоративной иерархии. Открытая планировка создавала современные корпоративные отношения. Такой подход ярко контрастировал с бездушными огороженными персональными рабочими местами, упомянутыми в комиксах Dilbert и фильме Office Space.

К 2014 году около 70 процентов всех офисов перешли к open-space планировкам. Неограниченные закуски и свежесваренный кофе стали нормой, особенно в IT-компаниях и стартапах. Например, новое здание Facebook’а MPK 21 building является вершиной современного open-space дизайна. Офис с открытой планировкой создавался чтобы подтолкнуть людей к изобретению инноваций, рождению креативных идей и воодушевлению на сотрудничество. На практике возрастающее число исследований указывает, что достигается противоположный результат.

Проблемы офисов со свободной рассадкой

Многие офисные работники ощутили на себе недостатки офисов открытого типа. Существует много причин, из-за которых люди отвлекались от работы: начиная с громко разговаривающего коллеги и заканчивая любителем поесть сендвич с тунцом прямо за рабочим столом.

Мычащие коллеги могут раздражать, но некоторые люди согласны, что офисы со свободной рассадкой это небольшое зло, с которым приходится мириться в обмен на тесное сотрудничество и удобную коммуникацию. Именно поэтому такой дизайн был предложен Фрэнком Гери для предыдущего здания компании Facebook - MPK 20.

“Здание действительно создает атмосферу, где люди могут сотрудничать. Они могут заниматься инновационной деятельностью вместе” - сказала Лори Голер, главный сотрудник отдела персонала в Facebook.

Исследования показали, что офисы со свободной рассадкой уменьшили личностное общение почти на 70%. Для сравнения, электронные письма сократили общение на 50%. Оказалось, что архитектура офисов открытого типа вызывала эффект, когда коллеги стремились снизить число социальных контактов и вместо этого отправляли электронные письма и мгновенные сообщения.

Доцент Итан Бернштейн, как соавтор исследования, объясняет: “Когда вы сидите в толпе людей - вам приходится не только не отвлекаться (например, надев на себя большие наушники), но и выглядеть действительно занятым, так как постоянно находишься в поле зрения коллег.”

Исследования так же обнаружили, что работники были менее продуктивными в офисе открытого типа, и качество их работы тоже серьезно снизилось.

Другие исследования подтвердили, что большое количество проблем связано с офисами со свободной планировкой. Когда психолог Мэтью Дэвис провел исследование рабочих процессов в более чем 100 офисов, он обнаружил, что отрицательные условия влияют на концентрацию внимания, креативное мышление, продуктивность и удовлетворенность работой. Работники офисов открытого типа имели более высокий уровень стресса и конфликтов, высокое кровяное давление и чаще увольнялись. По итогам датского исследования, которое охватило 2 400 сотрудников, было обнаружено, что люди, работающие постоянно в офисе с открытой планировкой, берут на 62% больше больничных дней, чем люди, размещенные в персональных кабинетах.

Функциональная альтернатива

Хотя вряд ли мы вернемся к безумному стилю коридорно-кабинетной системы офисов, но удобный компромисс может быть найден. В моей компании JotForm, наши сотрудники работают в маленьких, многофукнциональных командах из пяти-шести человек. Каждая команда включает в себя главного дизайнера, который тесно сотрудничает с разработчиками пользовательского интерфейса, c CSS разработчиками, c full stack разработчиками, а также со специалистами по UX, с аналитиками данных и другими сотрудниками.

Каждая группа имеет собственный кабинет, закрывающийся на ключ. В офисах установлены маркерные доски и большие столы, есть пространство для разминки, а также инструменты для повышения производительности труда. В нашем эксперименте личное пространство помогает группам концентрироваться на работе. Работники могут отказаться от наушников с шумоподавлением и работать продуктивно, а затем встретиться и сотрудничать по мере необходимости.

Отвлекающий шум может показаться банальным, но в исследованиях Университета Сиднея обнаружили, что именно на этот шум жалуются сотрудники, работающие в офисах открытого типа. “Мы пришли к выводу, что люди, находящиеся в офисах открытого типа, были менее удовлетворены своим рабочем местом, чем люди работающих в личном кабинете” - сказал соавтор исследования Джунсу Ким. “Преимущества работы рядом со своими коллегами по проекту в офисах открытого типа компенсируются такими факторами, как повышенный уровень шума и снижение конфиденциальности”. Отвлекающий шум влечет за собой снижение продуктивности и более высокого числа пропусков работы. Вот почему рабочее пространство, которое минимизирует отвлекающие факторы, является не просто кадровым решением, а продуманным финансовым ходом. Например, исследовательская группа, изучающая информационную перегрузку, оценила, что отвлечения сотрудников обходится американским компаниям почти в 1 триллион долларов в год. Вместо того, чтобы бороться с причинами отвлечений, многофункциональная команда может открыто сотрудничать и использовать энергию друг друга. Близость фактически повышает производительность, потому что все члены группы работают над одним проектом и преследуют одни и те же повседневные цели.

Сколько сотрудников должно быть в команде?

Моя компания - не единственный сторонник модели небольших команд. В 2014 году исследователи Альберт Као и Иэн Кузин опубликовали работу, которое показало, что небольшие команды часто принимают более точные решения. Небольшие команды взяли лучшее из двух крайностей, они могут опираться на коллективную мудрость и не обращать внимание на шум толпы. Определить правильный размер команды можно методом проб и ошибок. Важно выявить, что больше всего подходит для вашей организации и для ваших сотрудников. Типы проектов и то, как устроен процесс принятия решений, нужно тоже принимать во внимание.

В книге “Решить и воплотить. Как превратить компанию в лидера. Пять шагов к успеху” Марсии У. Бленко, Пол Роджерса и Майкла С. Манкинса, авторы утверждают, что именно семь членов команды необходимо для принятия эффективных решений. Как только вы достигли такого размеры команды, каждый последующий сотрудник будет уменьшать эффективность всей команды на 10 процентов.

В конечном счете, каждая организация должна решить для себя. Для нас семь человек чувствовали бы себя в команде тесно. Но такое решение принимает каждая компания для себя, исходя из своих уникальных особенностей.

Спланируйте это по-своему

К сожалению, нет шаблона по которому можно разработать дизайн идеального офиса. Теоретически мы все можем скопировать у кампуса Facebook: потрясающий лес из красных деревьев, обустроенный на крыше сад и ультрасовременную архитектуру, и обнаружить, что служащим необходимо тихое место, где бы они могли спокойно писать код за закрытой дверью. Или, может быть, наши команды будут процветать в открытом пространстве, где никакие стены не нужны.

В то время как руководители выбирают офисы с открытой планировкой из соображения экономии, важно осознавать минусы такого решения. Даже если размещение сотрудников в личные кабинеты недоступно для большинства компаний, то вы всегда можете предоставить служащим возможность совместно использовать закрытые комнаты и места для отдыха.

Как и большинство вещей в бизнесе, разумно использовать тот подход, который больше подходит для вашей компании с вашими сотрудниками. Офис открытого типа будет хорошо выглядеть на обзорах и фотографиях, но результаты команды значат больше, чем красивая глянцевая картинка.

Предоставьте вашим сотрудникам то, что будем помогать им оставаться здоровыми, продуктивными и сфокусированными. Такие вложения с лихвой окупятся в будущем.

Перевод Officemaps.ru
Источник: Entrepreneur.com
https://www.entrepreneur.com/article/327142