Офисные планировки: вектор на оптимизацию

Офис давно перестал быть местом для работы сотрудников компании, сегодня офисное пространство является одним из основных инструментов для развития бизнеса. Ввиду этого офис должен отвечать ряду серьезных требований по локации, качественным характеристикам, планировкам. Обустройство офисного пространство напрямую влияет на построение внутренних бизнес-процессов компании. При этом основой формирования становятся планировки помещений.

Officemaps.ru вместе с экспертами решил разобраться, какие планировочные решение сегодня наиболее популярны у компаний, отчего зависит их выбор, как вообще менялись офисные планировки в России, чем были вызваны изменения и каким будет «офис будущего».

Как и почему менялись форматы офисов в России

Российский рынок офисов достаточно молод: он начал активно развиваться с 2000-х годов. «В связи с этим, путь, который западные компании прошли за 80 лет своей истории, в России был преодолен буквально за два десятилетия», – отмечает Мария Николаева, руководитель бюро MAD Architects. По словам эксперта, изначально офисы были представлены помещениями бывших НИИ и фабрик, которые перестали использовать по прямому назначению. Позже появились полноценные офисные объекты, имеющие преимущественно кабинетную планировку, а уже после мы перешли в эпоху open space.

Эксперты считают, что эти изменения связаны с трансформациями структур бизнеса и стремлением к оптимизации. «Постепенно офис перестает быть централизованным местом пребывания сотрудников. Это связано и с автоматизацией процессов, и с тенденцией аутсорсинга нецелевых задач, и с новым представлением сотрудников о комфортной для себя форме работы», – комментирует Илья Комолов, руководитель студии LOFT&HOME. С ним соглашается Дмитрий Китавин, директор направления «Коворкинг» Объединенной Аутсорсинговой Компании, отмечая, что предприятия уходят от жесткой вертикали управления, преобладает командный труд, проектный подход и творчество, которым нужны свобода и синергия.

По мнению Марии Николаевой, изменения офисных планировок основаны не только на качественной эволюции офисного сегмента рынка, но и на банальной оптимизации, когда компании не хотят переплачивать за неиспользуемые площади. Ее поддерживает и Михаил Турецкий, генеральный директор компании ProExpert, который отмечает, что именно функционал офиса и рациональное использование площадей становятся все более значимыми факторами при проектировании офисных пространств. «Во-первых, по статистике до 30% площадей даже в современных офисах можно назвать неэффективными», – рассказывает Мария Николаева. «С привлечением профессионального архитектурного бюро можно сократить эту цифру до рекордных 8%, оптимизировав при этом и внутреннее расположение согласно бизнес-процессам компании. Во-вторых, исходя из нашего опыта, можно отметить желание компаний не просто получить красивый и современный офис, но и сделать его максимально эффективным. Руководители и собственники стали понимать, что работники проводят в офисе немалую часть своей жизни, и помещение, в котором они находятся, должно быть максимально комфортным. Это не только повышает производительность труда, но и служит, в том числе, мощным HR-инструментом».

Форматы офисных планировок

Эксперты сходятся во мнении, что выбор того или иного формата офиса обуславливается особенностями бизнес-процессов компании. «Выбор планировки компанией во многом зависит от специфики бизнеса: если в компании рабочие процессы строятся на приватной работе, то компании выбирают кабинеты или открытые пространства с большим числом переговорных комнат. Если же компании публичны и не выстраивают работу на постоянном общении с клиентами, партнерами, то они выбирают планировки, где больше открытых пространств», – рассказывает Михаил Турецкий.

Если же говорить о спросе, то, в целом, эксперты выделят формат open space. «По нашим внутренним ощущениям, все чаще востребованным становится зонированный open space, когда основное офисное пространство не разделено по коридорно-кабинетному формату, но и не является однотипным, единым, – комментирует Илья Комолов. – Пространство делится на зоны, которые могут отличаться и с эмоциональной стороны (разные цвета, разное настроение, разное декорирование), и с функциональной стороны (стоячие места, лаундж-зоны, зоны общения, тихие зоны). Такой формат позволяет в рамках одного офиса создать возможность разнообразных форматов работы – люди бегут от рутины, бегут от застоя в жизни и в головах».

Михаил Турецкий соглашается с этим мнением: по его словам, более 50% компаний выбирают открытые планировки, что дает им возможность зонировать офисное пространство под специфику бизнеса. Сейчас открытые пространства все больше ориентированы на оптимизацию, направленную на снижение расходов, и формат open space трансформируется, становится умнее.

По словам Дмитрия Китавина, предпочитая выводить на рынок объекты с открытыми пространствами, девелоперы во многом ориентируются на западный опыт, где 70% офисов созданы и проектируются именно по «коммунальному» принципу. Андрей Свистунов, директор по развитию компании IPG.Estate, отмечает, что «вообще, открытые форматы планировок стали ответным трендом на изменение системы проектного управления командной работы. Раньше большинство компаний использовали классическую каскадную схему, когда проект переходил на следующий этап после полного выполнения предыдущего и шел четко по плану. При такой системе коридорно-кабинетные планировки были эффективны. С появлением scrum-метода, который нашел отклик у многих компаний, открытые планировки стали более перспективны, поскольку позволили гибко запускать ряд процессов одного проекта разными группами».

Несмотря на популярность открытых планировок «закрытые» офисы также привлекают внимание игроков рынка. По словам Михаила Турецкого, коридорно-кабинетные планировки пользуются спросом у многих компаний, поэтому нельзя сказать однозначно, что open space вытесняет кабинеты. Кабинеты выбирают компании, в которых большую роль играет командная работа отделов, когда нужно отстроиться от основной работы компании для обсуждения проектов, проведения переговоров, максимально снизить уровень шума и оградить специалистов от внешнего воздействия. «Например, коридорно-кабинетные планировки делают в коворкингах компании «Регус» – такой формат позволяет небольшим компаниям, где 3-5 сотрудников, комфортно разместиться в рамках одного небольшого офиса», – комментирует Михаил Турецкий.

Андрей Свистунов отмечает, что большинство новых объектов реализуется с возможностью создания как открытых планировок, так и кабинетных. Возводится каркас здания с несущими колоннами, что дает возможность организовать любую планировку. И после ввода собственник, как правило, на часть площадей делает отделку, чтобы показать арендаторам каким будет помещение, а часть сдает в shell&core, что дает арендаторам возможность делать любые планировки.

В целом эксперты считают, что наиболее оптимально использовать офисные планировки комбинированного типа, в которых будут совмещены форматы open space и кабинетный тип. «На мой взгляд, отдельные кабинеты в офисах необходимы, в первую очередь, руководящему составу и таким отделам, как бухгалтерия, которые нуждаются в изолированности от общего шума и сосредоточенности на работе», – рассказывает Алексей Цветков, генеральный директор компании «Кераматика». «Такая планировка рациональна в отношении использовании пространства, но в тоже время позволяет сохранять определенный статус-кво при ведении важных переговоров, например». С ним соглашается Михаил Турецкий: наиболее оптимальный вариант формирования офисного пространства – это микс кабинетов крупной нарезки, что позволит выделить рабочие зоны для проектных групп, и открытых пространств. Такой подход при грамотном зонировании, основанном на специфике бизнес-процессов компании, позволит эффективно использовать площади и не переплачивать за аренду, а также повысит эффективность работы как внутри команд, так и внутри компании в целом. «Но стоит отметить, что действительно уходит в прошлое коридорно-кабинетная планировка мелкой нарезки, поскольку такой формат, во-первых, максимально неэффективно использует рабочее пространство, во-вторых, не несет полезных функций для организации сего рабочего пространства», – замечает Михаил Турецкий.

Хот-деск и коворкинг: новые тренды в офисных планировках

Сегодня компании все чаще обращаются к новому офисному формату хот-деск, в рамках которого у сотрудников нет закрепленного рабочего места, а личные вещи хранятся в специальных передвижных ящиках. Такие решения позволяют оптимизировать бизнес-процессы организаций в результате сокращения неэффективных рабочих площадей.

Михаил Турецкий отмечает, что ввиду направленности на эффективное использование площадей, многие компании оценивают занятость рабочих зон в течение года и приходят к оптимизации. Значительную часть времени сотрудники проводят в отпуске, командировке, на больничных, регулярно выезжают на встречи, в это время их рабочее место пустует. Хот-деск помогает на 30-40% сократить объем рабочего пространства, следовательно, и уменьшить бюджет на аренду офиса.

С этим мнением соглашается Мария Николаева, добавляя, что такая оптимизация должна отталкиваться от бизнес-процессов организации, глубокого анализа внутренней структуры и логистики в самой компании, поскольку именно такой подход позволит получить максимальную выгоду от каждого квадратного метра.

Также эксперты говорят о перспективности формата коворкингов. Как отмечает Дмитрий Китавин, сегодня до 35% компаний (в основном микро- и малый бизнес) в России в целях экономии, удобства и мобильности используют дистанционный и коворкинговый формат работы. Эти форматы позволяют использовать офис, когда удобно, платить только за реально используемые площади и часы, не думать об административно-хозяйственных вопросах, решать любые фоновые задачи в одной локации.

«Начинающие предприниматели, которые самостоятельно начинают и развивают свой бизнес, выбирают коворкинги с открытыми планировками, что позволяет им арендовать рабочие места в одном помещении с другими единомышленниками, развивающими бизнес в этой же сфере, например, в IT. Такие коворкинги становятся не просто местом работы, но и эффективной коллаборации для каждого участника, поскольку появляется возможность взаимодействия, сотрудничества, обсуждения рабочих вопросов», – рассказывает Михаил Турецкий.

Как мы видим, все новые решения, внедряемые в офисные планировки, направлены первую очередь на сокращение расходов и увеличение эффективности рабочих площадей.

«Офис будущего»

Эксперты считают, что в будущем сохраниться спрос на офисы как с открытыми, так и закрытыми планировками. Так, Алексей Цветков замечает, что востребованными будут офисы комбинированного типа, совмещающие в себе планировку open space и кабинетный тип. Андрей Свистунов соглашается с перспективностью формата open space, тем не менее, добавляет, что такие планировки предполагают более серьезную работу по организации рабочего пространства: организация шумоизоляции рабочих мест, чтобы каждый сотрудник мог комфортно работать, соблюдение требований по вентиляции и кондиционированию, пожаротушению.

Общим трендом развития офисных площадей эксперты считают сокращение ненужных рабочих пространств и формирование специальных зон. Как отмечает Дмитрий Китавин, в будущем сохраниться тенденция к полной персонализации и превращению офисного пространства в «пространство для жизни». «Комфорт, функциональность, эмоциональная составляющая играют решающую роль для современного арендодателя и бизнесмена, который уже давно не разделяет понятия жить и работать. Метраж и инновации здесь, скорее, как приложения по умолчанию» – отмечает эксперт. С ним соглашается и Илья Комолов: «однозначным трендом в формировании офисных решений является его эмоциональный заряд. Офис – часть культуры компании, форма позиционирования компании. Все разработанные нами дизайн-проекты офисов за 2017 год очень и очень харизматичны – не было ни одной задачи, где нужно "расставить офисную мебель". Все задачи шли значительно более глубокими эмоционально: "Нужно показать клиентам нашу заботу", "Нужно сделать так, чтобы сотрудники постоянно улыбались на работе". Другими словами, формулировки вида "у нас 20 человек, всем нужен стул и стол" уходят в историю, офис уже не место временного пребывания, офис – часть жизни и эту часть стараются наделять позитивными эмоциями».

Схожее мнение высказывает Алексей Цветков, который считает, что тенденция сегодняшнего дня заключается все-таки не в том, чтобы создать какую-то особую планировку в офисе, но в том, чтобы сделать пространство особенным, индивидуальным. Сегодня серьезные компании, для которых офис является «лицом» и показателем статусности, уходят от массовых интерьерных решений и стремятся создать индивидуальный дизайн.