Мобильность офисных пространств

Интеграция информационных решений в бизнес-процессы оказала существенное влияние на рабочий ритм сотрудников, формат деловых пространств и уровень их технической оснащенности. Мобильность стала одним из главных требований, которые компании предъявляют современным офисам. Портал Officemaps.ru побеседовал с экспертами и выяснил, какие «мобильные» решения компании внедряют в повседневную рабочую практику и в чем заключаются их преимущества.

Корпоративная мобильность, по мнению Дмитрия Галкина, руководителя направления виртуализации и пользовательской мобильности группы компаний Softline, представляет собой возможность удаленного взаимодействия сотрудников. «Эксперты компании Softline отмечают всплеск интереса к решениям для управления корпоративной мобильностью, – рассказывает Дмитрий Галкин. – Если в 2016 году сделки в этом направлении были единичными, то в 2017 и 2018 годах число заявок исчисляется десятками. На первом месте по числу заказчиков традиционно находится Москва и Московская область (почти 90% заявок), вторую строчку делят Северо-Запад, Урал и Сибирь».

В качестве одного из мобильных офисных форматов Михаил Миронов, коммерческий директор «Р7 Групп», выделяет сервисный офис. «Сейчас все большей популярностью пользуются сервисные офисы. Они полностью оборудованы, комфортны и их можно арендовать на небольшой срок. Услугами таких офисов пользуются не только фрилансеры, которые составляют лишь 20% от общего числа арендаторов, но и компании, которые ценят комфорт и удобство, включая крупные международные корпорации. Преимуществом сервисных офисов является то, что они полностью меблированы и оборудованы для того, чтобы проектные команды, аудиторы или фрилансеры могли сразу же приступить к работе, а не тратить время и деньги на обустройство рабочего пространства и покупку необходимого оборудования. Более того, арендаторы подобных объектов зачастую прибегают к дополнительным услугам – IT-услугам, ресепшн, консъерж-сервису, аренде переговорных комнат, печати документов, курьерским услугам, услугам секретаря, доставке и приему корреспонденции, регистрации юридического адреса. Например, в переговорных комнатах БЦ "Северная Башня" реализована функция конференц-связи и видео-звонков, что особо актуально для территориально-распределенных офисов».

Дмитрий Галкин соглашается с коллегой и акцентирует внимание на возможности использования мобильных телефонов в процессе деловой активности. «С помощью смартфона можно вести переписку по электронной почте, просматривать документы и отчеты, высылать фотографии объектов. И этим активно пользуются компании, позволяя своим сотрудникам по необходимости работать вне офиса. Такой подход повышает лояльность сотрудников, позволяет компании экономить на покупке корпоративных устройств и оплате больничных листов. При этом, для того, чтобы снизить финансовые и репутационные риски, компаниям просто необходимо управлять корпоративными данными на мобильных устройствах сотрудников. Это так же важно, как делать резервные копии данных, как организовывать антивирусную защиту и защиту внутренней сети от хакерских атак. То есть, основной вопрос, который остается решить компаниям в направлении пользовательской мобильности – обеспечить безопасность и конфиденциальность при работе пользователей на личных устройствах с корпоративными данными, а также, в случае необходимости, иметь возможность гарантированного удаления корпоративных данных с устройств. Решением такой задачи является сервис Enterprise Mobile Management (EMM), который состоит из 4-х основных функций: управление мобильными устройствами (Mobile Device Management, или MDM), управление корпоративной почтой (Mobile E-Mail Management, или MEM), управление корпоративными приложениями (Mobile Applications Management, или MAM) и управление корпоративным контентом (Mobile Content Management, или MCM). На рынке работает довольно много производителей EMM-решений, но основные тренды задают компании VMware, Mobile Iron, Citrix и Microsoft».

В целом, по мнению Михаила Турецкого, генерального директора компании ProExpert, мобильной может стать любая зона офиса за исключением зоны ресепшн. «Трансформация зон под разные задачи – эффективный способ использования площадей. Например, деление больших переговорных комнат на небольшие учебные классы с помощью мобильных перегородок. Конечно, мобильные перегородки – это недешевое удовольствие, но они окупаются довольно в короткие сроки, учитывая факт, что арендатор экономит деньги на аренде площадей, которые потребовались бы для создания отдельной переговорной и отдельных учебных классов, – считает эксперт. – Кроме того, принимая во внимание, что порядка 60-70% рабочих мест в течение рабочего дня пустует ввиду выездных встреч, командировок, отпусков и больничных, хот-деск становится идеальным решением оптимизации офисных площадей и экономии на арендной плате, если такой формат позволителен с точки зрения бизнес-процессов компаний. Например, отделы бухгалтерии или некоторые IT-специалисты, работающие сразу с несколькими мониторами, требуют закрепленных мест. Но если работа сотрудника не требует постоянного присутствия в офисе, работы на ПК, большого объема бумажной документации, хранящейся в системах, то он может выбирать каждый день разное рабочее место».

Галина Харнахоева, PR-директор краудлендинговой платформы Penenza.ru, соглашается и делится опытом своей компании: «Как у большинства технологичных компаний, офис у нас открыт фактически круглосуточно. Поэтому важно, чтобы в нем были предусмотрены места под все нужды. Так у нас появились английские телефонные будки для менеджеров по продажам, которые часто говорят по телефону. В них изолирован звук. У нас есть переговорные комнаты, которые предусмотрены для официальных встреч и семинаров, есть маленькая переговорная для небольших встреч, вебинарная, собственная студия для съемок, большая переговорная с пуфами, футболом и турником для неформальных встреч. Все стены переговорок оклеены специальной пленкой, чтобы сразу конспектировать нововведения, писать роадмэпы».

В перспективе, по мнению экспертов, компании все чаще будут внедрять в своих офисах «умные» решения. «Сегодня активно разрабатываются smart-решения, которые позволяют отслеживать занятость рабочих зон и сотрудников, бронировать удаленно с гаджета рабочие места для индивидуальной или проектной работы, обучения, встреч, переговоров, отдыха, – комментирует Михаил Турецкий. – Такие системы становятся все более популярны, особенно в крупных корпорациях».