Как поступить лучше владельцам молодого digital-бизнеса: покупать или снимать помещение, или перевести всех сотрудников на удаленный формат?

Александр Гаврилин CEO digital-агентства Panda Ads

Фото: freepik

Офис - достаточно многоцелевое помещение, которое одновременно может закрывать несколько потребностей компании:

Хороший способ разделить дом и работу, work-life баланс и все, что с этим связано. Офисное помещение настраивает на рабочий лад, позволяет решать вопросы быстрее, не писать в чат или ждать созвона, достаточно голосом задать вопрос;
Имидж компании. Для некоторых клиентов важно, чтобы у подрядчика был офис - так повышается доверие к компании, появляется уверенность, что подрядчик не сбежит в какой-то момент;
Тихое место для созвонов или интервью. Сейчас популярно становится развивать личный бренд и писать подкасты в специально оборудованных помещениях может быть дороже, чем обустроить такое помещение в своем офисе.
Причем наличие офиса не означает, что вы не можете набирать удаленную команду. Люди, кому удобно работать из дома или коворкинга все равно могут составлять часть вашей команды, но все преимущества офиса у вас остаются;
Отсутствие вопросов у налоговой и у банка. Если вдруг ваш юридический адрес попал в так называемый список массовой регистрации - могут появиться санкции вплоть до блокировки счета.

Под адресом массовой регистрации подразумевается юридический адрес, по которому зарегистрировано большое количество компаний.

При регистрации юр. лица компания обязана иметь реальный адрес. Соответственно, организации, у которых не было необходимости иметь физический офис и платить за него, регистрировали компанию в помещении, где могло быть числиться еще несколько компаний. Раньше по одному адресу могло существовать порядка 10 юр. лиц, позднее количество сократили до 5. Таким образом, у компании был юридический адрес.

Проблема в том, что налоговая инспекция можем прийти с проверкой по адресу, чтобы убедиться в реальности существования компании. Если представителей нет на месте, или же подтверждающие документы отсутствуют, инспекция делает пометку о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ. Это практически гарантированная блокировка расчетного счета. Для бизнеса чревато тем, что могут встать оплаты подрядчикам, сотрудникам и прочие вытекающие.

Если вам не нужен физический офис и вся команда работает удаленно, можно использовать в качестве юридического адреса адрес прописки генерального директора или одного из учредителей. Это законно и является вполне безопасной схемой.

Опыт Panda Ads

Если у вас вся команда удаленная, не планируется съемка подкастов и т.п., нет потребности в помещении, то можно работать и дома, важно корректно оформить этот момент. Выбирать формат работы нужно исходя из вашей конкретной ситуации.

Конечно, если вы находитесь заграницей, вам также маловероятно нужен свой офис. А может, вы принципиально требуете, чтобы все ваши сотрудники были “под рукой”.

Мы в свое время полгода работали по домам, но в итоге нашли офис в удобной локации и несколько лет работали там. После переехали в помещение классом выше и сейчас кайфуем от окружения. В большом красивом офисе, с хорошей инфраструктурой, крутыми соседями хочется и самому чаще появляться, звать гостей, показывать его и развиваться.

Отмечу, если вы набираете удаленных сотрудников, есть некоторое преимущество. Поскольку вы не привязаны к месту, есть возможность набирать персонал из совершенно разных регионов России. В Москве спецы дороже. Если надо набрать команду в офис в Москве, то она будет стоить дороже, чем удаленная команда из регионов того же уровня.

Покупка помещения

- Покупать на старте свое помещение не имеет особого смысла - это дорого, а у начинающих компаний обычно нет такого количества свободных денег.

+ Однако, приобретение площади может рассматриваться как вложение с целью последующей продажи или сдачи в аренду, если необходимость в своем помещении отпадает.

Съем помещения

В качестве основных минусов можно выделить:

Арендную плату. В зависимости от класса помещения и площади она розниться от 100 тыс. р. в месяц до миллиона;
Отсутствие контроля: вы зависите от арендодателя и его решений. В некоторых помещениях и бизнес-центрах не позволяют делать кардинальные ремонтные изменения.

Однако, чтобы пространство было уютным не всегда нужно прибегать к чему-то глобальному: покупка удобных кресел для зоны отдыха, пледы, фотографии коллектива, цветы, светодиодные ленты - все это очень облагораживает место и не требует значительных ремонтных изменений.

Плюсы:

Аренда требует значительно меньших первоначальных вложений по сравнению с покупкой;
Как минимум, на определённый период времени арендная плата фиксирована, что позволяет планировать бюджет;
При желании офис можно всегда поменять, например, если планируется расширение штата офлайн сотрудников;
Доступ к инфраструктуре, тем более, если вы снимаете в бизнес-центре все находиться, так скажем, под рукой: рестораны, магазины, иногда даже салоны красоты.

Полный переход на удаленный формат

Плюсы:

Максимальная экономия.

Минусы:

Сложность управления командой. Если опыта в методах управления удаленной командой ранее не было, необходимо будет приобретать навык контроля выполнение задач и выстраивать внутренние процессы максимально прозрачно;
Риск потери корпоративной культуры, как следствие, размытие HR бренда. Отсутствие общих ценностей и целей приводит к ослаблению связи сотрудников с компанией, что снижает их лояльность, вовлеченность и дальнейшую рекомендацию компании, как работодателя;
Проблемы с коммуникацией: онлайн коммуникация может быть менее эффективной, чем личное общение;
Затруднительное решение рабочих вопросов.