Как оформить командировку сотруднику: подробная инструкция

Наталья Порошина менеджер продукта "Командировки" компании "Передовые Платежные Решения"

фото: freepik

Командировки - неотъемлемая часть практически любого бизнеса, а затраты крупных компаний на поездки сотрудников зачастую занимают вторую строчку в бюджете после ФОТ. Давайте разберемся, как организовать поездку сотрудника в филиал своей фирмы, на конференцию, на встречу к клиенту или на вахту без лишнего стресса как для самого сотрудника, так и для руководителя.

Отличие командировки от служебной поездки

Во-первых, есть отличие между понятиями «командировка» и «служебная (или рабочая) поездка». Командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания, а служебная поездка подразумевает постоянный разъездной характер работы. Также не стоит забывать про вахтовый метод работы - ч. 2 ст. 299 ТК РФ сообщает нам о том, что это длительная деятельность работника вне места его постоянного проживания без возможности обеспечить ежедневное возвращение домой. Срок вахты не должен превышать 1 месяца и в исключительных случаях может быть продлен до трех месяцев.

Как правильно организовать командировку сотруднику

Перед тем, как отправиться в путь, работнику обязательно стоит свериться с положением о командировании в своей компании и изучить тревел-политику (если она прописана). Тревел-политика регулирует такие правила, как наличие лимитов на покупку услуг, разрешенные классы бронирования и типы мест, возможность забронировать дополнительное питание или багаж, разрешение или запрет на поездки в выходные дни и многое другое. На заметку руководителю, тревел-политику стоит создать, если в вашей компании большое количество командировок. Это поможет оптимизировать бюджет и снимет лишнюю нагрузку как с ответственных за него лиц в организации, так и с самих сотрудников, ведь без четкого регламента и прописанных правил легко потеряться в обилии гостиниц, авиакомпаний и тарифов.

После изучения регламента и правил сотруднику необходимо оформить документы, которые потребуются для согласования поездки, например, заявление на командировку, служебное задание, командировочное удостоверение, приказ, согласие на работу в выходные дни и другое. Не все перечисленные документы являются обязательными, но если в компании принято их заполнять, то это необходимо сделать до оформления услуг. Во многих компаниях сотруднику также может потребоваться предварительное согласование факта командировки с непосредственным руководителем или другими службами, например, финансовым отделом.

Следующий этап - оформление услуг, а именно бронирование авиа или жд билетов, проживания в гостинице, такси или трансфера и других услуг. Если работник отправляется в зарубежную командировку, не стоит игнорировать проверку визовых требований, а также медицинских ограничений в той стране и городе, куда придется отправиться. Очень важно при оформлении любых услуг изучить правила тарифов на случай, если необходимо будет отменить или изменить командировку.

Если командировка подразумевает выплату аванса, необходимо обратиться в бухгалтерию компании и написать заявление на выдачу аванса. Суточные также выплачиваются до поездки, их размер не ограничен законом и определяется работодателем, но согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории РФ

- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Во время самой командировки необходимо сохранять квитанции и чеки по услугам, которые сотрудник оплачивает самостоятельно и расходы по которым планирует возместить в дальнейшем - например, такси, затраты на питание, представительские расходы и т.д. Лучше заранее проверить, какие из услуг ваша компания готова компенсировать, обычно эта информация также указывается в положении о командировании. Не стоит забывать, что в 24 населенных пунктах РФ взимается курортный сбор - городской налог, который сотрудник должен заплатить при заселении в отель. Такой налог также подлежит компенсации работодателем и его можно включить в авансовый отчет.

После командировки сотруднику необходимо собрать все квитанции и чеки, а также посадочные талоны с отметкой о посадке. При потере или порче посадочного талона, можно обратиться в авиакомпанию или в агентство, где был выписан билет, для получения справки, подтверждающей факт перелета. Все дополнительные расходы нужно внести в авансовый отчет в течение трех дней после возвращения из командировки. На каждую сумму, которую сотрудник заплатил самостоятельно, необходим подтверждающий документ. Если оплата происходила наличными, подтверждением расходов будет кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. В случае расчета по банковской карте нужно предоставить оригиналы чеков, квитанции из банкоматов и терминалов. Если сотрудник приобретал в командировке товары и услуги в рабочих целях, к авансовому отчету необходимо приложить также товарные чеки, накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг). Отмечает Наталья Порошина, менеджер продукта "Командировки" компании "Передовые Платежные Решения"