Как компания ICL Services перешла на гибридный формат работы

Лилия Мингалеева Руководитель службы по работе с персоналом ICL Services Сотрудники довольны гибридным форматом работы, мотивация или эффективность не ухудшилась. Мы периодически измеряем индекс удовлетворенности основными аспектами работы в компании, и 88% удовлетворены гибридным форматом работы. А для 83% респондентов крайне важно работать в удаленном или гибридном формате.

Справка: ICL Services – это продуктово-сервисная компания, работающая на российском и международном рынках с 2006 года. Компания состоит в реестре аккредитованных ИТ-компаний Минцифры России и предлагает широкий спектр продуктов и услуг: от аудита, бизнес-консалтинга и проектирования до полной интеграции с информационными системами заказчиков, поставки оборудования и др. Сейчас в ICL Services работает порядка 500 сотрудников и абсолютное большинство специалистов нашей компании – это ИT-специалисты.

Что подтолкнуло Вашу компанию к внедрению гибридного формата работы?

План о внедрении удаленного и гибридного формата работы ICL Services был разработан еще в 2018-2019 году. Такое решение было принято в связи с быстрым ростом компании. Нехватка кадров и офисных площадей подталкивала нас к переходу на гибрид и удаленный формат. К тому же, в некоторых компаниях уже была практика работы из дома, и наши сотрудники также хотели иметь возможность работать в подобном формате. Это стало первым триггером для введения нового формата работы.

Первый этап перехода на гибридный и онлайн формат мы начали тестировать на пилотных группах. В пилоте участвовали все желающие сотрудники разных направлений бизнеса и специальностей (разработчики, системные инженеры, проектные и продуктовые менеджеры). Так нам удалось опробовать административные и управленческие ИТ-решения для обеспечения удаленной работы.

Читайте также

Гибридный формат работы и его преимущества

Гибридный формат работы изменил наше отношение к работе и жизни. За последние несколько лет быстро стало ясно, что гибкие модели работы меняют то, как работают компании и как сотрудники взаимодействуют со своим работодателем.

Идея о переходе на гибридный формат работы возникла со стороны сотрудников и менеджмента одновременно. Многие хотели попробовать удаленную работу, либо перейти на нее, потому что так удобнее. А топ-менеджмент понимал, что это перспективное решение, которое может быть удобнее, чем расширение и поиск новых офисных площадей. Исходя из сложностей и преимуществ, которые всплывали в ходе пилота, мы могли предвидеть последствия нашего решения.

Вторым этапом внедрения удаленного формата работы стал COVID-19. До него мы перевели на «удаленку» лишь 10-15% сотрудников. А в период пандемии необходимо перевести всех сотрудников в онлайн формат либо полностью остановить работу. Второй вариант не был решением для нас, поскольку наш сервис требует, чтобы мы предоставляли заказчику качественные услуги в гарантированные сроки и в гарантированном объеме. Чтобы продолжить работу, мы перевели на формат работы из дома примерно 90% сотрудников в течение всего лишь трех недель. Это был настоящий подвиг для того, чтобы все это организовать.

Мы справились, нам очень сильно помог опыт первого пилота. В офисе остались только те, для кого присутствие требовалось в силу специфики задач. После завершения карантина мы перешли по желанию сотрудников на гибридный формат работы. Как показала практика, за время карантина у нас не было ни одной эскалации от заказчиков, которая была бы связана с ухудшением качества сервиса из-за перехода на удаленный формат. А поскольку качество работы не снизилось, и очень многие сотрудники пожелали продолжить работать из дома или приходить в офис, когда это требуется, то было

Как организован гибридный формат работы в Вашей компании?

Сейчас больше половины сотрудников работают в гибридном режиме: посещают офис, когда им это необходимо. Кто-то это делает раз в неделю, кто-то это делает, например, 4 или все 5 дней в неделю и остается дома, только когда им критично. Остальные работают удаленно постоянно. У нас нет жестких регламентов по количеству времени, которое нужно провести в офисе или дома. Наши регламенты связаны с качеством работы и с взаимодействием внутри команды. Если все SLA и KPI выполняются, не страдает сервис или взаимодействие с коллегами, тогда сотрудник может выполнять рабочие задачи из любого удобного места. Например, некоторые команды предпочитают работать вместе из офиса, где-то приноровились удаленно, но это внутренние договоренности.

В качестве дополнительных инструментов для организации гибридного формата работы мы используем цифровое пространство Яндекс 360. У нас нет проблем ни с трекингом задач, ни с коммуникациями удаленной или в офисе, ни с хранением и совместным редактированием документов. И, разумеется, все наши внутренние решения, которые мы используем в сервисе, изначально писались и строились либо во время карантина, либо перед ним модернизировались таким образом, чтобы можно было работать и удаленно тоже.

Трансформировался ли Ваш офис при внедрении гибридного формата?

Большим блоком работы внутри команд был перевод документооборота в дистанционный в электронный формат. Это касалось, как документов, которые оформляются, например, при трудоустройстве сотрудника, так и внутренней документации. Например, электронные служебные записки, необходимые для выхода в отпуск или для получения какой-то дополнительной техники. Мы сделали все в соответствии с законодательством России и отладили ряд административных процессов таких, как передача техники людям, которые работают на другом конце России от нашего удаленного офиса. Это потребовало много сил, но в итоге мы пришли к идеально отлаженным процессам.

Насколько комфортно прошел этап внедрения гибридного формата в компании для руководства компании и для сотрудников?

Переход на удаленный или гибридный формат мы изначально тестировали на группе добровольцев, по большому счету все нюансы перехода были уже известны. И при массовом переходе на дистанционный формат в обязательном порядке, процесс проходил достаточно гладко. Большинство проблем возникало в связи с перегрузкой отдельных специалистов, которые обеспечивали перевод в силу большой нагрузки, но сами процессы были отлажены.

Но и в работе с гибридным и удаленным форматом работы возникают трудности. В отдельных командах может быть понимание, что взаимодействие в офисе более эффективное, чем полностью в дистанционном формате. Мы знаем о случаях, когда крупные ИТ-компании и в России, и за рубежом в принудительном порядке возвращают сотрудников в офис. Сами мы в высшей степени приветствуем возвращение сотрудников в офис, потому что общение личное эффективнее, чем общение на «удаленке» для большинства людей. Но это не является обязательным. Когда мы общаемся с нашими коллегами из других компаний, мы видим, что абсолютное большинство из них предлагает сотрудникам возможность удаленного или гибридного формата. И мы считаем, что просто так взять и возвратить всех в офисный режим уже кажется маловероятным. В силу того, что сформировались привычки и ожидания у сотрудников, и возможности внутри компании. Учитывая ситуацию на кадровом рынке, особенно в ИТ-сегменте, мы понимаем, что наличие удаленного или гибридного формата является преимуществом, а его отсутствие – резко негативным.

Как повлиял переход на гибридный формат работы на эффективность и продуктивность сотрудников и компании, на бизнес-процессы?

Сотрудники довольны таким форматом работы, мотивация или эффективность не ухудшилась. Мы периодически измеряем индекс удовлетворенности основными аспектами работы в компании, и 88% удовлетворены гибридным форматом работы. А для 83% респондентов крайне важно работать в удаленном или гибридном формате.

Каким вы видите будущее гибридного формата работы в вашей компании, в целом на рынке труда?

В последние годы наблюдается устойчивая тенденция к внедрению удаленного и гибридного форматов работы. Современным сотрудникам важно иметь возможность работать из любого удобного для них места, не теряя при этом продуктивности. В условиях жесткой конкуренции за талантливых специалистов организации вынуждены находить оптимальный баланс между удаленной работой и офисным взаимодействием.

Когда происходят изменения в структуре команд или специфике работы, как, например, в нашем случае, когда мы активно развиваем продуктовую разработку, компания готова адаптировать свои процессы для обеспечения эффективной удаленной и гибридной работы. Такие меры позволяют соответствовать новому подходу к организации труда и помогут успешно справляться с поставленными задачами.