Инструменты HR автоматизации: как внедрить

Для чего нужна автоматизация, какие процессы можно оптимизировать

Автоматизация позволяет систематизировать процессы, сделать их более прозрачными, а также не упустить из виду детали, которые влияют на общую картину. Благодаря ей, можно собрать базу кандидатов, тех, кто был на собеседовании или ранее работал в компании, чтобы периодически возвращаться к ней. Люди - главный капитал, с которым работает HR, и автоматизация помогает сохранять его и приумножать.

Также автоматические платформы оптимизируют процесс обучения. Сотрудники знакомятся с материалами на корпоративных порталах и других ресурсах, проходя онбординг или реализуя ИПР (индивидуальные планы развития). Это сокращает время HR-менеджера на индивидуальное сопровождение, помогает понять, какие сложности и на каком этапе возникают у коллег.

Еще одной функцией автоматизации является прозрачность для заказчика. Он может отслеживать статистику по кандидатам на вакансии и иметь четкое понимание, какие результаты показывает рекрутер. В тренде находится и автоматизация системы льгот. С помощью специальных программ сотрудникам начисляются бонусы в зависимости от стажа и эффективности, а по итогам достигнутых показателей рассчитывается премия.

Всем ли нужна автоматизация, кому подходит.

HR-автоматизация в том или ином виде требуется компаниям с численностью персонала от 30-50 человек, а также тем, кто активно развивается и пополняет свою команду. Количество открытых вакансий в данном случае не имеет значения.

Автоматизация будет лучшим инструментом для всех организаций, которые хотят снизить затраты на административные работы, повысить эффективность процессов найма и обучения персонала, улучшить управление производительностью и развитием сотрудников. Она также может быть полезна компаниям, которые стремятся повысить уровень участия коллектива, улучшить коммуникацию и стимулировать его эффективность.

На рынке представлено много коробочных решений, которые направлены на автоматизацию HR-процессов по шаблонам. И если компании позволяет бюджет, то стоит приобрести их. Специализированные программы дают возможность экономить время и ресурсы, улучшать качество работы и повышать уровень удовлетворенности сотрудников.

Этапы внедрения

Начать внедрение любого инструмента HR-автоматизации целесообразно с выявления потребностей и определения таргетов, которых требуется достичь. Необходимо решить, какие конкретные задачи и процессы требуют автоматизации, какие функции и возможности нужны и какой ожидается результат. Например, компания хочет добиться повышения эффективности рекрутинга за счет сокращения времени и расходов на подбор персонала. Следующим шагом будет исследование рынка HR-инструментов и выбор программного обеспечения (ПО), которое наиболее соответствует текущим потребностям. Оценить каждую программу следует по таким критериям, как функциональность, удобство использования, интеграция с другими системами, цена и поддержка. Далее нужно установить и настроить выбранное ПО, а также протестировать его перед тем, как презентовать коллективу. После этого проходит этап обучения сотрудников работе с программой. В процессе эксплуатации ПО полезно собирать обратную связь от пользователей, чтобы в дальнейшем вносить необходимые изменения для улучшения функционала.

Как оценить эффективность автоматизации

Понять, насколько эффективны выбранные инструменты HR-автоматизации, можно с помощью нескольких методов.

Во-первых, нужно определить ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого процесса или инструмента HR. Это может быть время выполнения задач, количество ошибок, уровень удовлетворенности сотрудников и затраты. Если сравнить эти показатели до и после автоматизации, то можно вычислить, насколько они улучшились.

Во-вторых, можно опросить сотрудников и оценить их мнение о том, как инструменты помогают им в выполнении задач. Обратная связь позволит идентифицировать возможные проблемы.

Наконец, измерить эффективность автоматизации позволит мониторинг. Следует определить, как часто сотрудники используют предложенные инструменты, какие функции наиболее востребованы, а какие – наоборот. Все эти способы помогут понять, насколько успешно прошла автоматизация и какие можно внести улучшения.