Хранение документов в офисе: как избежать захламления

Автор: Станислав Сидоров генеральный директор Pro Control

В эпоху цифровизации, организация эффективной системы хранения бумажной документации остается актуальной проблемой для многих компаний. Важно не только уметь организовывать документы, но и понимать, как хранить конфиденциальные файлы и как оптимизировать процесс хранения.

Основные ошибки хранения документации

Недостаток систематизации: отсутствие четко структурированной системы для хранения документов может привести к тому, что нужные документы становятся трудно найти, что увеличивает время на их поиск и снижает общую производительность.

Несоблюдение сроков хранения: важно знать, какие документы необходимо хранить и сколько времени, чтобы не превращать офис в архив и не нарушать законодательство.

Неправильное хранение конфиденциальной информации: конфиденциальные документы требуют особого подхода к хранению, чтобы обеспечить их безопасность.

Как хранить конфиденциальную документацию

Конфиденциальная документация должна храниться в закрытом и безопасном месте, доступном только для определенных лиц. Рекомендуется использовать запирающиеся шкафы или сейфы для хранения такого рода информации. Кроме того, каждый документ должен быть правильно помечен и каталогизирован, чтобы его можно было легко найти при необходимости.

Как организовать офисный архив

Создание системы: разработайте систему, которая будет отражать нужды вашего бизнеса. Это может быть алфавитный порядок, хронологический порядок или категории.
Использование пространства: оптимизируйте пространство, используя полки, подвесные файлы или ящики для хранения документов.
Цифровизация: рассмотрите возможность цифровизации документов. Это поможет сэкономить пространство и упростит процесс поиска необходимых файлов.
Удаление ненужных документов: удаляйте документы, которые больше не нужны, соблюдая при этом сроки хранения, установленные законодательством.

Это поможет предотвратить захламление офиса. Организация эффективной системы хранения документов - это инвестиция в будущее вашей компании, которая поможет повысить производительность и обеспечит безопасность важной информации.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов определяются на основании Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень документов и их сроки хранения зависят от типа и категории документа. Некоторые из основных категорий включают:

Документы бухгалтерского учета и отчетности: от 5 до 10 лет
Трудовые документы: 75 лет
Документы по персоналу (кадровые документы): 75 лет
Документы по управленческой деятельности: от 5 лет до постоянного хранения
Договора, контракты и т.д.: 5-10 лет

Утилизация документов

По истечении установленного срока хранения, документы должны быть уничтожены соответствующим образом. Это важно для обеспечения конфиденциальности и безопасности информации.

Перед уничтожением документов необходимо:

Проверить списки на предмет того, были ли все документы правильно каталогизированы и их срок хранения истек.
Составить акт об уничтожении документов. Документы могут быть уничтожены путем шредирования, сжигания или использования профессиональных услуг по уничтожению документов.

Однако, независимо от метода, важно убедиться, что процесс уничтожения соответствует требованиям законодательства о защите персональных данных, в частности,

Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных". Наконец, документы, имеющие историческую или культурную ценность, не подлежат уничтожению и должны быть переданы в государственный архив, в соответствии с законодательством.

Организация системы хранения документов требует тщательного планирования и управления. Соблюдение правильных методов и сроков хранения поможет обеспечить безопасность и конфиденциальность документов, а также эффективность работы вашей организации.