Аудит офисного оборудования компании: для чего и кто проводит

Разина Ольга Михайловна к.э.н., независимый эксперт, член СРО "Содружество", член СРО "Институт внутренних аудиторов"

Что входит в понятие аудит офисного оборудования?

Классификация видов проводимого аудита традиционно выделяет технический, операционный или финансовый аудит, когда речь заходит о проверке офисного оборудования в компании.

Технический аудит определяет текущее состояние офисного оборудования с точки зрения эксплуатации, ремонта и практического использования в работе.

Операционный аудит сконцентрирован на проверке процедур и бизнес-процессов, связанных с использованием офисного оборудования в компании. Такой аудит необходим прежде всего для анализа ресурсов компании в достижении бизнес- показателей.

Финансовый аудит направлен на проверку качества ведения бухгалтерского и финансового учета материальных и нематериальных активов компании.

Также различают обязательный и инициативный аудит, внутренний или внешний аудит, регулярный или нерегулярный аудит.

Например, аудит офисного оборудования может проводится независимыми аудиторами или внешними специалистами и инициироваться собственниками и менеджментом компании. Целесообразность инициативного аудита может быть связана с реализованными рисками или крупными инцидентами, связанными с офисным оборудованием.

Аудит офисного оборудования может проводится и силами внутреннего аудита компании, т.е. штатными сотрудниками Службы внутреннего аудита в рамках утвержденного годового плана, который может включать в себя различные виды аудита, включая, технический, операционный или финансовый аудит.

Для чего необходимо проводить аудит офисного оборудования на регулярной основе?

Регулярный аудит офисного оборудования необходим прежде всего для предотвращения и снижения операционных рисков, включающих поломку, недостачу или выход из строя офисного оборудования, простой, ошибки в работе оборудования и пр., а также предотвращения инцидентов информационной безопасности или мошенничества.

В состав офисного оборудования может входить:

IT и информационная инфраструктура,
устройства физической обработки документов
и пр.

Что проверяет аудит?

Во-первых, задача аудитора убедиться в том, что в компании проводится регулярная инвентаризация имущества т.е. фактический учет и пересчет всех материальных и нематериальных активов, находящихся на балансе компании.

Во-вторых, аудит регулярно проверяет процедуру начисления амортизации основных средств и нематериальных активов компании, включенной в себестоимость товара/работы или услуги.

В-третьих, задача аудита состоит в том, чтобы выявить основные операционные риски, связанные с эксплуатацией офисного оборудования и установить их влияния на бизнес-процессы в компании.

Например, внештатное отключение электроэнергии может повлиять на работоспособность офисного оборудования в часы пиковой нагрузки, как следствие вызвать простои и привести к реализованному ущербу для компании.

Технический и операционный аудит офисного оборудования направлены прежде всего на предотвращение операционных рисков в будущем и включают в себя различные элементы тестирования, анализа и контрольных процедур.

Помогает ли регулярный аудит оптимизировать расходы?

В первую очередь, регулярный аудит позволяет снизить и предотвратить операционные риски, которые напрямую влияют на потенциальный ущерб для компании. При проведении регулярного аудита повышается эффективность бизнес-процессов, что приводит к достижению бизнес-показателей и в целом качества корпоративного управления в компании.

Регулярность аудита влияет на оптимизацию расходов, за счет (проверки качества бухгалтерского и финансового учета офисного оборудования, выявления операционных и технических ошибок, скрытых резервов или скрытых потерь, определения наиболее эффективного способа эксплуатации оборудования или своевременной замены).