О чем нужно знать арендатору до подписания договора аренды офиса

Поиск подходящего офиса требует большого количества сил и времени. Когда подобрано помещение, подходящее по площади и локации, необходимо провести осмотр помещения и задать собственнику уточняющие вопросы, чтобы в дальнейшем не жалеть о сделанном выборе. Оfficemaps.ru рассказал, на что обратить внимание при осмотре офиса и какие нюансы могут оказаться критичными для арендатора при выявлении уже после подписания договора аренды.

Транспортная доступность

До офиса должно быть удобно добиться не только сотрудникам, но и клиентам, если бизнес предполагает рабочие встречи с заказчиками и контрагентами. Поэтому одним из важнейших пунктов при аренде офисного помещения является удобство расположения не только относительно района города и удаленности от центра, но и ключевых транспортных объектов:

• Метро и остановки общественного транспорта - необходимо уточнить, соответствует ли расположение метро или остановки общественного транспорта расстоянию, заявленному арендодателем. Удобны ли пути подхода к зданию - может оказаться, что проход затруднен закрытой территорией. 

• Вокзалы, аэропорт - удобное расположение вокзалов и аэропортов может быть важно для арендатора, если в офис часто приезжают иногородние сотрудники и клиенты.

Удобные подъездные пути и парковочные места

В мегаполисах, как правило, есть определенные неудобства, связанные с парковкой. Чтобы позаботиться о сотрудниках и клиентах автомобилистах, необходимо уточнить следующие нюансы:

• удобны ли подъездные пути к зданию;
• наличие у объекта собственной подземной и открытой парковки;
• предоставляются ли места на парковке и их стоимость;
• есть ли гостевая парковка для клиентов рядом с зданием или на ближайших улицах.

На что обратить внимание при осмотре помещения?

При осмотре непосредственно самого помещения под будущий офис, необходимо не только проверить соответствует ли площадь помещения указанной собственником, но и убедиться в отсутствии серьезных дефектов: трещин, повреждений стен, потолка, важных несущих конструкций. 

Также необходимо узнать о работе инженерных систем и задать арендодателю ряд важных вопросов:

• уточните качественные характеристики систем вентиляции и кондиционирования;
• проверьте категорию и мощность, а также уточните важные нюансы о проектировании электросети и СКС ;
• проверьте состояние санузлов, их количество и исправность;
• если необходима реконструкция помещения, узнайте об условиях: возможна ли в принципе, готов ли собственник нести часть расходов, предоставить арендные каникулы на время ремонта;
• проясните вопрос о зонах ответственности собственника и вашей при поломке оборудования;
• узнайте о работе интернет-провайдеров в здании, возможно ли завести своего провайдера.

Доступ в здание

Важным моментом, который часто упускают арендаторы является организация пропускного режима, в связи с чем могут возникнуть сложности с доступом в помещение. 

Поэтому на начальном этапе подбора офиса необходимо уточнить:

• Режим работы бизнес-центра и возможность попасть в помещение офиса 24/7. Для многих компаний важен ненормированный рабочий график и доступ сотрудников в офис в любое время.
• Если у арендатора клиентский офис и бизнес связан с постоянным потоком посетителей, то строгий пропускной режим может стать помехой для деятельности компании.

Коммунальные платежи и дополнительные расходы

Не всегда арендная ставка включает в себя коммунальные платежи и НДС, и собственники указывают стоимость аренды без дополнительных расходов. 

До подписания договора обязательно нужно выяснить:

• входит ли в указанную сумму НДС;
• как осуществляется начисление коммунальных платежей - если нет счетчиков, возможна ли установка и за чей счет;
• какие сервисы входят в OPEX, кто осуществляет обслуживание и возможно ли заключать договор со сторонними организациями при необходимости;
• оплата парковочных мест - предоставляются ли парковочные места, сколько и входит ли в стоимость аренды.

Арендатор может самостоятельно заняться вопросом подбора и аренды офиса, при этом важно прописать все основные моменты в договоре аренды. Однако, непрофессионалу довольно сложно самостоятельно учесть все нюансы при подборе помещения, так как каждый конкретный объект имеет свои особенности. В таком случае целесообразно обратиться к специалисту - брокеру коммерческой недвижимости, который хорошо знаком с рынком и имеет большой опыт. Профессионал поможет не только подобрать помещение, подходящее арендатору, но и помочь переговорах с собственником и грамотно оформить договор аренды.