Исследование: требования бизнеса к поиску, проектированию, строительству и эксплуатации офисов

В рамках деловой конференции «ТЗ на генподряд. Командная работа» деловой клуб Meeting! совместно с IPG.Estate и ABD architects провели небольшое исследование. В рамках анкетирования участникам мероприятия предлагалось ответить на ряд вопросов, касающихся поиска новых площадей, проектирования, строительства, требований к инженерии и IT-инфраструктуре, дальнейшей эксплуатации.

Аналитику подготовили специалисты компании IPG.Estate. В анкетировании приняли участие рецензентs из разных cфер деятельности.

Поиск офисных площадей

Мы спросили у участников мероприятия, какие основные критерии они предъявляют при выборе офиса компании: локация, класс бизнес-центра, арендная ставка, инфраструктура, окружение (соседи по бизнес-центру) технические характеристики помещения.

Исследование показало, что одними из основных критериев при запросе являются локация (этот фактор отметили 86% участников), технические характеристики здания (72,5% опрошенных) и инфраструктура объекта, включающая паркинги, предприятия общественного питания и т.д. (52%).

Проектирование офисных площадей

77% опрошенных отметили, что при выборе новых офисных помещений рассматривают варианты с возможностью проектирования офисных площадей под собственные нужды. В эту долю вошли компании, численность которых составляет от 100 до 1000 человек.

Из готовых предложений предпочитают выбирать, в основном, компании, число сотрудников в которых не превышает 500 человек.

Стратегия роста и развития компании в рамках офиса становится важным фактором при определении необходимого объема офисных площадей и последующего выбора. Анкетирование показало, что 33% опрошенных компаний при создании офисных пространств ориентируется на перспективу 3-5 лет.

Стратегия 43% опрошенных компаний предполагает срок в 6 – 10 лет. В данную группу попали IT-компании, при этом численность организаций заметно разнится – от 30 до 2 000 человек, а также представители нефтегазового, медицинского и строительного секторов.

Перспективу более 10 лет рассматривают 24% опрошенных, которые представляют финансовую, строительную области – в меньшей степени – IT.

При ответах на вопрос про основные критерии при выборе дизайн-проекта офиса основная доля участников часто выделяла такие факторы как функциональность, эргономичность и эстетичность. В меньшей степени  были оценены инновационность, практичность и вариативность трансформируемых пространств.

Инженерные системы и требования к IT-инфраструктуре

Результаты опроса относительно инженерных систем разделились примерно одинаково: 52% компаний предпочитают наличие готовых инженерных систем, 48% выбрали возможность создания инженерных систем под собственные нужды.

Особые требования к IT-инфраструктуре предъявляют 52% опрошенных участников, в свою очередь, 48% отметили, что не имеют специфических запросов.

Вопрос анкеты про интеллектуальные офисные решения показал, что основная доля участников ведет переговоры по средствам видео-конференц-связи, а также заинтересованность участников в оптимизации рабочих процессов и офисных площадей за счет умных систем, позволяющих бронировать переговорные зоны и рабочие места.

Строительство и эксплуатация офиса

Заключительная часть анкетирования касалась строительства и дальнейшей эксплуатации офиса. Ответы показали, что вопрос работы с генподрядными и подрядными организациями может становиться довольно остро.

На этапе выбора генподрядчика на реализацию офиса компании больше всего обращают внимание на портфель реализованных проектов и рекомендации партнеров.

Среди прочих критериев участники анкетирования указали важность получения в результате тендера наиболее оптимального предложения с соотношением трех важных факторов: качества, стоимости и сроков выполнения работ.

Несмотря на то, что услугами своих подрядчиков пользуется меньше трети опрошенных, более 63% опрошенных компаний не привлекают независимый технический надзор за строительными работами на объекте. Услугами профессиональных в этом вопросе специалистов пользуются лишь 37% опрошенных. Это в основном компании нефтегазового, финансового и IT-сегментов.

По завершению строительства и запуска 83% опрошенных доверяют эксплуатацию офиса внутренней компании от арендодателя, 17% привлекают стороннюю эксплуатирующую компании. К услугам внешних УК в основном обращаются компании численностью от 300 человек и более из нефтегазового, финансового и IT-секторов.

Проблемные стороны при взаимодействии с исполнителями

Специалисты IPG.Estate также попросили участников мероприятия поделиться с своим опытом и рассказать, какие действия или вопросы исполнителей и подрядчиков вызывают раздражение и недоверие.

Как показал опыт опрошенных компаний, многие сталкиваются с назойливостью и некомпетентностью подрядчиков, что ведет за собой срыв сроков, низкое качество работ, выход за сметную стоимость, в процессе работы отсутствуют гибкость, клиентоориентированности и вовлеченность в проект.

Ряд компаний отметили, что в ходе работы некомпетентность исполнителей может проявляться в вопросах по проекту, ответы на которые есть в рабочей документации, сокрытии возникающих проблем. Порой подрядчики навязывают необходимость замены материалов уже в ходе строительства. Исполнители плохо коммуницируют и контролируют работы субподрядчиков.

Фраза «скажите, что Вам нужно, мы все сделаем» также набила оскомину у заказчиков.

Участники отметили, что незапланированное повышение арендной ставки, безразличие, и неготовность решать вопросы арендатора – негативно влияют на отношение с УК.

Стоит отметить также, что многие компании прокомментировали, что готовы в любых условиях идти на диалог с исполнителями. Подрядчики всегда предлагают решения, удовлетворяющие запрос, своевременно и качественно исполняют свои обязательства.

Отсутствие раздражающих вопросов и действий отметили компании, которые не взаимодействуют с генподрядными и подрядными организациями, делегируя эту задачу техническому надзору.